În timp ce asistenții buni ne pot elibera de operațiunile de birou de rutină și ne pot proteja programele, asistenții minunați pot îndeplini munca de rutină fără supraveghere efectuată în mod normal de un manager sau executiv, eliberându-ne să ne concentrăm asupra sarcinilor de nivel superior.Publicitate

VEZI SI : Patru remedii naturale eficiente pentru stresPublicitate

Pentru cei dintre noi destul de norocoși să avem asistenți extraordinari, știm cât de mult ne pot îmbunătăți eficacitatea. Am fost binecuvântat că am doi asistenți incredibil de mari și, în timp ce fiecare a trecut la funcții de responsabilitate mai mare, contribuțiile lor rămân la mine.Publicitate

Contribuții mari de plată

Următoarele patru elemente sunt sarcini (sau domenii de performanță) pe care un asistent de încredere le poate întreprinde cu ușurință, eliberându-vă timpul de până la câteva ore pe zi imediat și îmbunătățind dramatic funcționarea biroului dvs. - cu excepția cazului în care este deja o mașină reglată fin.Publicitate

1. Fii administratorul programului tău. Încurajați-l pe asistent să își asume proprietatea asupra eficacității programului dvs. Asigurați-vă că el sau ea înțelege prioritatea dvs. de lucru și cine poate - și ar trebui - să aibă voie să vă anuleze ziua planificată. Apoi, lăsați asistentul să înceapă să vă gestioneze rezervările. Întâlniți-vă cu el sau cu ea în fiecare dimineață și după-amiază pentru a o examina timp de câteva săptămâni și apoi reduceți întâlnirile la o frecvență care vă servește pe amândoi.
2. Filtrează și comandă e-mailul. Într-adevăr. De ce face tu trebuie să decideți ce e-mail citiți - și de ce ar trebui să luați în mod repetat acea decizie în funcție de momentul în care cineva o trimite? Oamenii trimit mult prea multe e-mailuri și nu exercită aproape nici un discernământ în ceea ce privește modul de eficientizare. Lăsați asistentul să decidă ce trebuie să citiți și când. Depinde de voi modul în care organizați acest proces.
3. Luați notițe despre subiecte care vă interesează la întâlniri. Dacă vă folosiți asistentul în mod eficient, acesta are deja o idee despre ce fel de informații aveți nevoie pentru a vă îndeplini bine treaba. Lăsați-i să vă ajute să îl obțineți și încurajați-i să vă conștientizeze lucrurile despre care nu v-ați întrebat.
4. Identificați îmbunătățirile operațiunilor de birou. Acesta este ușor. Sau o poți face greu. Dacă nu aveți o altă persoană care este managerul de birou, asistentul dvs. va fi într-o poziție excelentă pentru a recomanda - sau pur și simplu pentru a realiza - îmbunătățiri ale modului în care oamenii și informațiile circulă în și din organizația dvs. Dă-le responsabilitatea și autoritatea de a o face.

Potențiali schimbători de joc

Restul de patru articole conțin elemente cu care unii manageri se simt confortabil, iar unele articole sunt multe foarte incomod cu. Nimeni nu a promis că managementul va fi ușor; acești potențiali schimbători de jocuri vă pot ajuta un asistent excelent să vă ajute să fiți mult mai eficienți.

1. Răspundeți la e-mailul de rutină pentru dvs. Multe dintre acestea sunt destul de ușoare. Exemple tipice includ solicitări de rutină de informații, răspunsuri la e-mailuri de programare și anchete pentru care nu este necesară expertiza dvs. în materie sau decizii specifice. În alte cazuri, permiterea asistentului dvs. să înțeleagă cum ați răspunde la mesaje similare îi va permite să redacteze răspunsurile pentru examinare și transmitere.
2. Participați la întâlniri nedecizionale pentru dvs. Dacă scopul întâlnirii este mai degrabă distribuirea de informații decât luarea deciziilor, asistentul dvs. vă poate elibera o parte din timp pentru alte lucruri, participând la aceste întâlniri și colectând informațiile. Apoi îl pot rezuma pentru recenzie.
3. Demonstrați potențialul de avansare. Unii asistenți cu adevărat grozavi sunt foarte fericiți în acest rol și nu doresc să se mute în alte funcții sau să dobândească o responsabilitate suplimentară, chiar și atunci când demonstrează o capacitate clară pentru acesta. Alții au capacitatea și dorința unei responsabilități sporite. Luați în considerare să le dați. În caz contrar, pierzi un asistent excelent, precum și un potențial performant pentru un alt loc de muncă.
4. Identifică potențialul tău talent. Ce?! Lasă-l pe asistentul tău să găsească talent pentru tine ?! De ce nu? Dacă un asistent are abilitatea, de ce să o irosească? Puțini oameni vă vor cunoaște nevoile organizaționale și agenda de management, precum și asistentul dvs., și puțini oameni sunt la fel de bine poziționați pentru a vinde lucrând pentru dvs. Asta înseamnă că îi lăsați să angajeze talentul? Nu. Nu sugerez delegarea autorității de angajare. Vă sugerez să utilizați activele disponibile pentru a obține o eficiență mai mare, cu timp și resurse limitate.

(Credit foto: Tânăra purtând căști prin Shutterstock)