Uneori identificarea barierelor în calea comunicării la locul de muncă poate fi destul de ușoară. Atunci când comunicarea necorespunzătoare este lăsată neadresată, este posibil să o vedeți sub formă de conflict la locul de muncă sau productivitate scăzută. Există o tendință de comunicare greșită atunci când există puțină transparență. Și uneori acest lucru poate fi neintenționat.

Excelența înseamnă a face lucrurile obișnuite extraordinar de bine. - John W. Gardner

Mulți oameni cred că sunt comunicatori eficienți pentru că au mers la școală sau au o anumită experiență de lucru, dar în realitate încă se luptă să-i influențeze pe ceilalți cu mesajul lor. Rezultatul unei comunicări ineficiente este oportunitatea pierdută, timpul pierdut și resursele irosite - toate pentru că nu au avut conversații cu impact ridicat.^[1]

Este posibil să observați o serie de factori care influențează comunicarea clară, eficientă și transparentă la locul de muncă: caracteristicile personale, distanța fizică, mesajul în sine, contextul, jargonul folosit și cultura. Mai jos sunt 7 modalități de a asigura o comunicare eficientă la locul de muncă, astfel încât să puteți crea un mediu de lucru eficient, productiv și incluziv.

1. Cunoaște-ți bine publicul

Înțelegerea publicului dvs. este esențială pentru o comunicare eficientă la locul de muncă. Acest lucru se aplică comunicărilor verbale și scrise, prezentărilor, e-mailurilor zilnice, anunțurilor la nivel de companie sau furnizării actualizărilor de stare pentru proiecte.

Dacă mesajul dvs. va fi comunicat în mod eficient sau nu va fi primit bine, rezultă din înțelegerea a ceea ce îi pasă publicului.

• Pe cine vizați cu comunicarea dvs.?
• Care este intenția mesajului dvs.?
• Ce trebuie să știe?
• Ce trebuie să facă?
• Care este cel mai bun mod de a comunica mesajul publicului tău?
• Cum va percepe sau interpreta publicul mesajul?
• Cum se va simți, gândi și reacționa publicul dvs. atunci când vă va primi mesajul?

Pentru a răspunde la aceste întrebări, va trebui să vă planificați din timp, să cercetați și să observați comportamentele publicului. De exemplu, abordarea dvs. de comunicare cu echipa sau colegii dvs. va fi probabil diferită de modul în care comunicați liderului, deoarece aceste grupuri au interese diferite.

2. Căutați să înțelegeți situația și să clarificați

Ia-ți timp să fii atent și intenționat. Înainte de a comunica la locul de muncă, este esențial să faceți o pauză, să înțelegeți situația, să clarificați și să aveți empatie. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să comunicați eficient la locul de muncă:Publicitate

Fi curios . Puneți întrebări deschise începând cu „ce” și „cum” pentru a culege informații. Oamenii vor avea tendința de a fi mai descriptivi cu răspunsurile lor. Apoi, puteți pune întrebări deschise pentru a câștiga mai mult context. Cu cât înțelegeți mai mult, cu atât mai probabil veți putea adapta un mesaj adecvat, care rezonează cu publicul dvs.

Învață ca un copil. În mod normal, copiii nu au cunoștințe prealabile despre ceea ce urmează să învețe. Abordarea lor de învățare are un sentiment de umilință. Luați aceeași abordare atunci când vă puneți în locul publicului în timp ce căutați să înțelegeți situația acestora. Fiți deschis, gata și dispus să vedeți perspectiva publicului.

Verifică-ți ipotezele. Amplitudinea dvs. de experiență vă poate estompa percepțiile și judecățile. Provocați noțiunile preconcepute despre publicul dvs. Stabiliți cu cine trebuie să vorbiți sau cu ce cercetări trebuie să efectuați pentru a verifica dacă ipotezele dvs. sunt adevărate. Asigurați-vă că creați spațiu pentru înțelegere înainte de a trece la acțiune.

Fii inclusiv. Oamenii vor să aparțină, să se simtă incluși și apreciați la locul de muncă. Fiți atenți pentru a vă asigura că ideile tuturor sunt surprinse. De exemplu, dacă vă aflați într-o întâlnire care solicită informații, asigurați-vă că există timp adecvat pentru ca toată lumea să își împărtășească răspunsul. Dacă rămâneți fără timp, declarați în ședință că vă veți conecta ulterior.

3. Ascultați la niveluri multiple

Majoritatea oamenilor nu ascultă cu intenția de a înțelege; ascultă cu intenția de a răspunde - Stephen R. Covey

Probabil că sunteți familiarizați cu acestea sfaturi de bază de ascultare activă . Cu toate acestea, atunci când ne simțim copleșiți de respectarea termenelor limită, stabilirea priorităților sau crearea, este ușor să folosiți pilotul automat și să pierdeți mesajele cheie care vă pot ajuta să comunicați eficient la locul de muncă. Mai jos sunt memento-uri pentru a continua să exersați:

Parafraza. Confirmați-vă înțelegerea mesajului repetându-l sau reformulându-l în propriile cuvinte. Dacă există discrepanțe între părți, acesta este momentul pentru a clarifica.

Sondă. Puneți întrebări dacă credeți că lipsesc informații de care este posibil să aveți nevoie.Publicitate

Clarifica. Dacă nu înțelegeți complet ceva, întrebați.

Tine minte. Încercați să vă amintiți punctele care sunt importante pentru publicul dvs. Aceste informații pot fi folosite în viitor și arată publicului că ți-a pasat și că ai ascultat activ.

A fi un comunicator eficient la locul de muncă înseamnă că trebuie să fii la curent cu abilitățile de ascultare activă. A își aminti să:

• Ai empatie.
• Înțelegeți percepțiile altora, nu doar ale voastre.
• Măsurați-vă emoțiile și reacțiile și pe ale altora.
• Cunoaște-ți valorile și convingerile și pe ale altora.
• Observați semnele de comunicare non-verbale, cum ar fi limbajul corpului.

4. Examinați modul în care primiți feedback

Modul în care primiți feedback influențează modul în care reacționați și influențează cât de eficient comunicați înapoi altor părți. A fi deschis la feedback și critici este mai ușor de spus decât de făcut.^[2]Suntem oameni. Când ești distras de evenimentele din viață sau dacă te simți presat la locul de muncă, s-ar putea să fii defensiv la cel mai mic comentariu care îți apare.

Sheila Heen și Douglas Stone oferă abordări pentru a vă îmbunătăți capacitatea de a absorbi feedback-ul, de a lua ceea ce este util și de a ști cum să scăpați de ceea ce nu vă ajută să învățați și să mergeți mai departe.^[3]

Unele dintre aceste strategii includ următoarele:

• Cunoașteți, înțelegeți și gestionați factorii declanșatori și răspunsurile la feedback.
• Separați mesajul de la „cine” a venit.
• Ascultați sfatul mai degrabă decât judecata.
• Defalcați feedback-ul în bucăți digerabile.
• Când căutați feedback proactiv, fiți specifici și cereți un lucru.
• Faceți pași mici pentru a testa ceea ce vi s-a sugerat.

Aveți capacitatea de a învăța din feedback și de a crește din acesta. Descompunerea feedback-ului în bucăți de mărimea mușcăturii vă poate ajuta să procesați mai bine mesajul și să fiți mai puțin reactivi în răspunsul dvs.

5. Oferiți feedback obiectiv și observabil

Acesta este unul dintre cele mai dificile lucruri de făcut, deoarece este posibil să nu doriți să jigniți pe alții, poate doriți să evitați conflictele, nu sunteți pe deplin sigur cum să faceți acest lucru, nu sunteți gata din punct de vedere emoțional sau sunteți înnorat de presupunerile voastre.Publicitate

Modelul Situație, Comportament, Impact (SBI)^[4]vă poate ajuta să oferiți feedback clar și specific:

• Situatie. Oferiți contextul. Întrebați-vă ce s-a întâmplat, unde și când.
• Comportament. Descrieți comportamentul. Aceasta este partea cea mai dificilă, deoarece trebuie să vă verificați ipotezele. De exemplu, a spune că ești nepoliticos (subiectiv) versus că m-ai întrerupt (comportament observabil) schimbă tonul feedback-ului. A fi nepoliticos poate avea multiple interpretări în timp ce puteți vedea când cineva v-a întrerupt.
• Impact. Utilizați afirmațiile I pentru a descrie rezultatele comportamentului.
• Mergi inainte. Păstrați conversația pentru a căuta înțelegere, cerându-le să reflecteze. Care a fost perspectiva lor? Ce se întâmpla pentru ei? Ce și-au dat seama? Cum pot crește de aici?

Exemplul 1: ^[5]

În timpul întâlnirii echipei de ieri dimineață, când ați prezentat prezentarea (Situație), nu erați sigur cu privire la două dintre diapozitive, iar calculele dvs. de vânzări erau incorecte (Comportament). M-am simțit jenat pentru că întreaga placă era acolo. Mă tem că acest lucru a afectat reputația echipei noastre (Impact).

Exemplul 2:^[6]

La întâlnirea cu clienții de luni după-amiază, v-ați asigurat că ședința a început la timp și că toată lumea a primit documente în avans (Situație). Toate cercetările dvs. au fost corecte și fiecare dintre întrebările clientului a primit răspuns (Comportament). Sunt mândru că ați făcut o treabă atât de excelentă și ați pus organizația într-o lumină bună. Sunt încrezător că vom primi contul, datorită muncii tale grele (Impact).

A ști cum să oferi feedback clar, specific și observabil este o abilitate esențială pentru a fi un comunicator eficient la locul de muncă.

6. Urmăriți, confirmați și creați responsabilitate

Comunicarea eficientă la locul de muncă nu este un eveniment unic. Va trebui să monitorizați continuu progresul și să oferiți asistență continuă. Nu uitați să recunoașteți progresul colegilor, echipelor sau liderilor!

Utilizați următoarele întrebări pentru a vă ajuta să evaluați eficacitatea comunicării continue la locul de muncă:Publicitate

• Ce oportunități vedeți?
• Cum te poți regla?
• Ce decizii trebuie luate?
• Ce sprijin puteți oferi?
• Ce trebuie să faceți pentru a vă asigura că a fost primit mesajul corect?

7. Utilizați 7C de comunicare

Pentru orice mediu de comunicare la locul de muncă, rețineți 7C de comunicare în minte pentru a vă ajusta mesajul:^[7]

• Clar. Care este scopul? Este ușor de înțeles mesajul?
• Concis. Ce poți șterge? Este la obiect?
• Beton. Care sunt faptele?
• Corect. Mesajul este lipsit de erori? Este potrivit pentru publicul dvs.?
• Coerent. Există un flux logic? Mesajul este consecvent?
• Complet. Sunt furnizate informații relevante și există un îndemn la acțiune?
• Politicos. Care este tonul mesajului dvs.?

Aflați mai multe despre cele 7C aici: Comunicare eficientă: Cum să nu fii înțeles greșit

Rezumând

Modalitățile de asigurare a unei comunicări eficiente la locul de muncă necesită practică și timp.

Păstrați aceste 7 strategii la îndemână pentru a vă îmbunătăți comunicările la locul de muncă, astfel încât mesajele dvs. să fie clare și transparente.

1. Cunoaște-ți bine publicul
2. Căutați să înțelegeți situația și să clarificați
3. Ascultați la niveluri multiple
4. Examinați modul în care primiți feedback
5. Oferiți feedback obiectiv și observabil
6. Urmăriți, confirmați și creați responsabilitate
7. Folosiți cele 7 C de comunicare

Continuați să vă dezvoltați și să vă reglați abilitățile!

La ce lucru puteți lucra luna aceasta pentru a vă îmbunătăți comunicarea la locul de muncă?

Fiți specific și provocați-vă prin stabilirea unui Scop SMART pentru comunicarea la locul de muncă - specific, măsurabil, realizabil, relevant, limitat în timp!

Mai multe despre comunicarea la locul de muncă

• Stiluri de gestionare a conflictelor pentru o comunicare eficientă la locul de muncă
• Cum să stăpânești abilități de comunicare eficiente la locul de muncă și acasă
• Cum să lucrați cu diferite stiluri de comunicare în birou
• Cum să îmbunătățiți abilitățile de comunicare pentru succesul la locul de muncă

Credit foto recomandat: Brooke Cagle prin unsplash.com Publicitate

Referinţă