Indiferent în ce afacere vă aflați, șansele sunt că petreceți cel puțin un timp în programări. Numirile dvs. pot fi întâlniri mari de grup, individual sau chiar interviuri de angajare. Puteți chiar sări peste aspectul față în față al întâlnirii și să luați apeluri de conferință sau să utilizați Skype. Indiferent de tipul de întâlnire pe care l-ați programat, totuși, aceste sfaturi vă pot ajuta să vă îmbunătățiți abilitățile de stabilire a întâlnirilor.

1. Stabiliți agendele din timp. Știind ce intenționați să realizați într-o întâlnire vă poate ajuta să decideți cât timp să planificați să rămâneți la acea întâlnire - presupunând că vă puteți ține la ordinea zilei. Poate fi greu să îi faci pe alți oameni să rămână pe drumul cel bun, dar nimeni nu vrea să-și petreacă întreaga zi într-o singură întâlnire. Mai mult, completarea unei agende convenite este cu adevărat singura modalitate de a fi sigur când se termină întâlnirea.
2. Oferiți opțiuni de timp și dată pentru întâlniri. Mai degrabă decât să treceți printr-o lungă întoarcere înainte sau înapoi, fie la telefon, fie prin e-mail, alegeți de două sau trei ori de întâlnire care funcționează pentru dvs. și prezentați-le cealaltă jumătate a întâlnirii. Dacă aveți de-a face cu un grup mai mare, este aproape garantat că cel puțin o opțiune nu va funcționa pentru cineva și a avea mai multe opțiuni este o modalitate mult mai rapidă de a ajunge la consens.
3. Evitați aplicațiile software fanteziste. În timp ce există un software foarte elegant pentru stabilirea întâlnirilor, încercați să evitați utilizarea a ceva ieșit din comun. Excepția de la această regulă este petrecerile sau întâlnirile foarte mari. În general, utilizarea acestor aplicații necesită mai mult timp decât merită - există o curbă de învățare pentru utilizatorii noi și nevoia de a vizita un site pentru a răspunde poate dura dublul timpului de răspuns la un e-mail. Cu toate acestea, atunci când încercați să coordonați grupuri mari de oameni, utilizarea unei aplicații poate oferi o locație centrală, mai degrabă decât trimiterea unor loturi uriașe de e-mailuri.
4. Asigurați-vă că aveți cu adevărat nevoie de o întâlnire. O mulțime de numiri sunt stabilite pentru lucruri simple, cum ar fi predarea unui document pentru aprobare. Cu excepția cazului în care acel document este suficient de scurt pentru a fi examinat complet în timpul ședinței, ar fi mai util să renunțați la document și să reveniți mai târziu pentru a răspunde la întrebări și pentru a gestiona procesul de aprobare. Înainte de a vă stabili efectiv numirea, gândiți-vă dacă problema ar putea fi tratată într-un mod mai rapid.
5. Minimizează timpul de călătorie. Unul dintre motivele pentru care programările consumă atât de mult timp în calendarele noastre este necesitatea călătoriei. Trebuie să ne deplasăm la birourile clienților, la cafenelele sau oriunde ne-am întâlni. Putem minimiza acest angajament sugerându-ne să ne întâlnim în propriile locații, să ne întâlnim la jumătatea drumului sau să omitem întâlnirea personală. Opțiunile precum apelurile telefonice sau videoconferința pot face față adesea tuturor cerințelor acelei întâlniri pentru care urmați să conduceți în oraș.
6. Programați timpul atât pentru pregătire, cât și pentru informare. Când vă stabiliți întâlnirea, gândiți-vă la ce ar trebui să faceți pentru a vă pregăti - examinați un raport, pregătiți o prezentare sau călcați-vă cămașa - și programați timpul pentru fiecare dintre aceste activități înainte de programarea efectivă. De asemenea, merită să programați o sesiune de pregătire de cincisprezece minute chiar înainte de programare pentru orice detalii de ultim moment. Același lucru este valabil și după: este posibil să aveți anumite sarcini de urmărire de gestionat după întâlnire. Programarea la cel puțin câteva minute după o întâlnire garantează că veți avea timp să vă asigurați că notele dvs. sunt complete și că orice fel de acțiune ulterioară o face cel puțin în calendarul dvs. (dacă nu o puteți face atunci).
7. Programări personale și de afaceri. Mulți dintre noi încercăm să încărcăm toate întâlnirile noastre din afara biroului într-o singură zi. Ignorând problema a ceea ce se întâmplă dacă doar unul întârzie, aveți problema de a încerca să schimbați viteza între prezentarea pe care tocmai ați făcut-o unui client și fotografierea pe care medicul o așteaptă să vă dea. Acest tip de schimbare mentală poate face mai dificilă gestionarea programărilor ulterioare. Încercați să vă programați întâlnirile personale și de afaceri în diferite zile.
8. Păstrați-vă programatorii de întâlniri la zi. Dacă nu ești singura persoană care îți programează întâlnirile, este vital să-i menții pe ceilalți la curent. În caz contrar, celălalt semnificativ s-ar putea să vă aștepte la o cină de familie, în același timp în care terminați un proiect major. Îmi plac calendarele partajate, cum ar fi Google Calendar, tocmai din acest motiv, dar există modalități de a partaja aproape fiecare tip de calendar, dacă vă bazați pe propriul dvs. sistem. Programatorii de întâlniri pot include managerul dvs., celălalt semnificativ, un asistent administrativ (al dvs. sau departamentele) și o serie întreagă de alte persoane.
9. Limitați invitații. Este posibil să nu aveți nevoie de întreaga companie prezentă pentru un raport de progres. În schimb, decideți cine trebuie să participe la întâlnirea dvs. - puteți oricând să trimiteți un e-mail de masă mai târziu dacă oamenii se simt excluși. Am mai fost în situații în care majorările se simțeau excluse dacă nu le aduceai la fiecare întâlnire pe care o stabileai. Cel mai bun pariu pare să fie prezentarea întâlnirii ca ceva care nu ar fi o utilizare valoroasă a timpului lor.
10. Confirmați totul! Confirmați când și unde este întâlnirea, ce acoperă agenda, chiar și cum să ajungeți acolo. Tot ce aveți nevoie este un e-mail scurt cu o zi sau două înainte de programare, care să prezinte programarea și să solicitați un răspuns simplu, dacă totul este corect.