Soțul meu planifică o conferință chiar acum și, în același timp, încep să organizez un eveniment de o zi. Amândoi ne simțim destul de descurajați, așa că m-am gândit că ar putea fi de ajutor pentru noi - și pentru alții - să simplificăm procesul în zece pași simpli.

1. Determinați de ce

Așezați-vă cu partenerii dvs. (dacă îi aveți) și discutați despre obiectivul final al conferinței. Este pentru a genera venituri? Aveți clienți siguri? Obțineți publicitate? Păstrați acest obiectiv în minte pe măsură ce parcurgeți restul listei.Publicitate

2. Creați lista de dorințe

Într-o lume ideală, cum ar arăta conferința ta? Notați detalii precum locația, difuzoarele, numărul și calitatea participanților, mâncarea și activitățile distractive.

3. Elaborați un buget

Cum veți plăti pentru evenimentul dvs.? Investigați orice resurse pe care le puteți utiliza gratuit (cum ar fi spațiul donat) și ce le puteți plăti participanților pentru a acoperi costurile și pentru a obține în continuare profit (dacă acesta este un obiectiv). Realizați o foaie de calcul bugetară care să enumere elementele de cost majore ale listei dvs. de dorințe - locația de închiriere, personalul, difuzoarele, mesele, semnalizarea, echipamentul audio / vizual, materialele tipărite, cadouri și extrasele distractive. Nu uitați să includeți costurile pentru marketingul evenimentului, cum ar fi un site web, și să construiți o pernă de 10 până la 15% în cazul în care cheltuielile se vor epuiza.

4. Alege practic

În mod evident, costul va fi un factor în alegerea locului în care să vă țineți evenimentul și ce servicii să furnizați, dar și participarea. Doriți să selectați o locație care se află fie în același oraș cu mulți participanți, fie aproape de aceasta.Publicitate

Vorbitorul ideal poate fi Donald Trump, dar, în mod realist, probabil că trebuie să alegeți o opțiune mai puțin costisitoare. O stațiune este cu siguranță atrăgătoare, dar are destule camere de întâlnire și personale și participanții se vor bucura suficient de local pentru a plăti o primă?

Luați în considerare participanții la sondaje de la evenimente anterioare ca ale dvs. pentru a înțelege ce este cel mai important atunci când participați la o astfel de conferință și a face selecții pe baza acestui feedback.

5. Lucrați cu furnizorii

Începeți să colaborați cu furnizorii de servicii pentru articolele din foaia de calcul a bugetului cât mai curând posibil. Înțelegeți ce va fi furnizat în fiecare caz și revizuiți cu atenție contractele și politicile de anulare (de exemplu, trebuie să știți dacă hotelul va furniza echipamente și asistență audio / video în sălile sale de ședințe sau dacă trebuie să le aduceți în sine) . Dacă aveți nevoie de un anumit furnizor, vă recomand să consultați Biroul de convenții și vizitatori din orașul dvs. de destinație.Publicitate

6. Găsiți difuzoare

Contactați rețeaua dvs. pentru a identifica vorbitorul (vorbitorii) care vă vor ajuta cel mai bine să atingeți obiectivele conferinței și să se încadreze în bugetul dvs. (nu întrebați și nu vă așteptați ca vorbitorii profesioniști să apară gratuit). Examinați videoclipurile demonstrative și discutați cu persoane care au mai auzit acest difuzor. Când comunicați cu un difuzor, oferiți-i detalii ample, astfel încât să își poată personaliza remarcile pentru publicul dvs. și să vă asigurați că sunteți la curent cu aranjamentele sale de călătorie și cu alte nevoi.

7. Stabiliți agenda

Elaborați o cronologie detaliată pentru conferința dvs. care începe devreme (ora 08:00 este rezonabilă) și se termină devreme (ora 16:00). Programați un mix de vorbitori oficiali, ateliere de lucru pentru grupuri mici și timp liber de rețea. Planificați să vă hrăniți participanții la fiecare câteva ore, fie cu o masă completă, fie cu o gustare de pauză. După ce agenda zilei este completă, vă recomandăm să găzduiți o cină la un restaurant din apropiere sau divertisment local, cum ar fi un tur.

8. Comercializează-ți evenimentul

Creați un logo și o schemă de culori pentru evenimentul dvs. și afișați-l pe un site web al evenimentului cu înregistrare online. Adunați-vă trupele pentru a răspândi vestea prin e-mail și postări de oaspeți în mass-media online direcționate către publicul dvs. Dacă este cazul, utilizați site-urile web de listare a evenimentelor locale. Luați în considerare oferirea de reduceri organizațiilor care trimit mai mulți participanți.Publicitate

9. Planificați o zi fără stres

Comunicați activ cu participanții și furnizorii dvs. în avans, astfel încât aceștia să știe unde să fie și la ce să se aștepte. Obțineți informațiile lor de contact și asigurați-vă că le au pe ale dvs. Faceți un tur înainte de conferința dvs. pentru a vă asigura că personalul dvs. este la locul său și că totul este în stare de funcționare. Pe măsură ce lucrurile se termină și intră facturile, revizuiți-le rând cu rând, astfel încât să puteți rezolva disputele pe loc.

10. Evaluează-ți evenimentul

Acum, că sunteți gata să intrați în activitatea de planificare a evenimentelor cu normă întreagă, să vedem ce puteți învăța pentru data viitoare. Solicitați participanților dvs. să completeze un formular de evaluare pe suport de hârtie sau electronic și să caute feedback comun.

(Credit foto: la seminar prin Shutterstock) Publicitate