Întâlnirile eficiente sunt una dintre modalitățile de a discuta și rezolva probleme, nu doar într-o companie, ci în orice organizație. Fie că este șef sau angajați, oricine poate contribui și vorbi.

Deși întâlnirile sunt instrumente necesare pentru productivitate, unele întâlniri pur și simplu nu funcționează și ajung să irosească timpul și energia tuturor.

Există metode și elemente simplificate pentru desfășurarea unei întâlniri eficiente și eficiente, dintre care 10 vor fi prezentate aici.

1. Definiți un scop clar pentru întâlnire

Înainte de a convoca o întâlnire, trebuie mai întâi să întrebați:

De ce și pentru ce?

O întâlnire va fi eficientă numai dacă scopul și obiectivele sale sunt clare, fie că este vorba de soluționarea unei dispute între angajați sau de discutarea unei crize a companiei. Acest lucru implică, de asemenea, atingerea unui anumit rezultat, iar acest rezultat este cel mai probabil legat de scop.

Trebuie planificat un scop clar înainte de a trimite invitațiile către persoanele implicate. Asigurați-vă că știți exact de ce vă întâlniți și rezultatul sperat.

2. Invită numai oamenii necesari

A avea doar oamenii necesari ca participanți la întâlnire este un alt pas către o întâlnire eficientă.Publicitate

Scopul întâlnirii are legătură cu securitatea rețelei companiei? Invitați șeful departamentului IT.

Are scopul legăturii cu viitorul companiei? Invitați-vă șeful și angajații implicați.

Doar persoanele care au legătură directă cu rezultatul scontat ar trebui să participe la întâlnire.În acest fel, nu veți pierde timpul și productivitatea altor persoane. Acest lucru va menține, de asemenea, numerele cât mai mici posibil, ceea ce înseamnă mai puține întreruperi și distrageri.

3. Aprobă un program final

Când lucrați pentru a organiza întâlniri eficiente, creați o agendă pentru întâlnire. Aceasta ar trebui să includă elemente de acțiune, locul de desfășurare, ora de început și sfârșit și persoanele implicate. Apoi, trimiteți memorandumul către persoanele necesare prin e-mail sau plasați-l pe biroul lor.

Nu așteptați persoanele care aleargă târziu și asigurați-vă că întâlnirea începe la timp .Acest lucru poate să nu fie ușor la început, mai ales dacă sunteți de tipul îngăduitor. Dar veți realiza că acest lucru este important nu numai pentru dvs., ci și pentru alte persoane.

Oamenii vor fi mai confortabili cu o întâlnire dacă agenda este pusă în fața lor. Acest lucru va reduce, de asemenea, chestiuni banale, cum ar fi introduceri inutile sau inserarea de întrebări aleatorii.

4 . Creați o regulă împotriva smartphone-urilor sau tabletelor

Este greu să concurezi pentru atenția oamenilor, mai ales atunci când își folosesc telefoanele sau tabletele.

Multitasking-ul este deja un lucru problematic în sine, dar este mai rău atunci când trebuie să concurezi cu dispozitive special concepute pentru a atrage atenția oamenilor. Cercetările arată că multitaskingul între diferite medii are ca rezultat o procesare mai slabă a informațiilor și o performanță și productivitate mai mici.Publicitate

Într-un studiu, Rezultatele au arătat că multitasking-urile din mass-media grele sunt mai susceptibile la interferența provocată de stimulii de mediu irelevanți și de reprezentările irelevante din memorie.^[1].

Pentru a vă asigura că participanții la întâlniri se vor concentra pe ordinea de zi, interziceți utilizarea smartphone-urilor și tabletelor, astfel încât fiecare participant să se concentreze asupra sarcinii în cauză.

5. Alocați un moderator

Chiar dacă tu ești cel care planifică întâlnirea, acest lucru nu înseamnă că ești și moderator.

Ar trebui să vă gândiți dacă sunteți cea mai potrivită persoană pentru a modera întâlnirea sau dacă altcineva ar putea să o facă mai bine. Acest lucru va depinde probabil de subiect. Nu ezitați să desemnați alți oameni calificați ca moderatori, dacă credeți că este cel mai potrivit pentru productivitate^[Două].

Desigur, moderatorul ar trebui să fie cineva care știe să organizeze întâlniri eficiente. De asemenea, moderatorul ar trebui să acționeze ca un cronometru și să urmărească fluxul corect al ședinței, asigurându-se că agenda este pe drumul cel bun. Șansele sunt, întâlnirea va avea mai mult succes în acest fel.

6. Aveți mai puține întâlniri mai bune

În loc să convocați o întâlnire de fiecare dată când există o problemă sau o dispută în companie, găsiți alte modalități de a rezolva aceste probleme.

Există multe alternative la întâlniri care sunt mai eficiente și mai eficiente decât întâlnirile suboptime. Trimiterea unui e-mail sau vorbirea cu persoanele responsabile sunt doar câteva dintre modalitățile prin care puteți renunța la întâlniri.

Puteți găsi mai multe idei pentru alternative la întâlniri în acest articol.Publicitate

Dacă participați la cât mai puține întâlniri, participanții vor fi mai entuziasmați de participare. Trebuie să vă asigurați calitatea întâlnirilor dvs. și puteți face acest lucru evitând cele inutile.

7. Separați timpul de mâncare de timpul întâlnirii

A face alte lucruri în timpul unei întâlniri va scădea atenția tuturor și aceasta include și mâncarea. Poate fi o idee bună să declarați o perioadă de masă cu 30 de minute până la o oră înainte de ora întâlnirii. Acest lucru va asigura că oamenii nu vor mânca în timpul întâlnirii, ceea ce va evita apoi distragerea atenției.

În timpul mesei sau al timpului de mâncare, toată lumea poate mânca și vorbi mici. Dar în timpul ședinței, toată lumea ar trebui să se concentreze asupra agendei la îndemână și să facă brainstorming împreună.

În acest fel, vă puteți urma planul, vă puteți dedica atenția îndeplinirii scopului întâlnirii și vă puteți gestiona timpul cu înțelepciune.

8. Analizați deciziile reuniunii

În ultimele cinci până la zece minute ale ședinței, treceți prin toate deciziile luate și acțiunile întreprinse. O înțelegere clară între participanți și scopul întâlnirii trebuie îndeplinită înainte ca toată lumea să plece. Acest lucru asigură că toată lumea are întrebările satisfăcute și contribuțiile incluse.

De asemenea, oferă oricui posibilitatea de a-și exprima îndoielile sau întrebările finale sau de a împărtăși informații relevante pentru decizii, care sunt esențiale pentru întâlniri eficiente.

Moderatorul ar trebui să clarifice orice dezacord între participanți înainte de sfârșitul ședinței și ar trebui să vină cu soluții concise la problemele lor. Este important ca toată lumea să absoarbă ceea ce s-a discutat în ședință.

9. Trimiteți o notă de urmărire fiecărui participant

Cea mai slabă cerneală este mai puternică decât cea mai puternică memorie. -Proverb chinezesc

Fiecare participant are propriile probleme în afara întâlnirii. Acesta este motivul pentru care unii oameni uită adesea unele lucruri, chiar dacă sunt importante. Pentru a vă asigura că oamenii își vor aminti ceea ce s-a discutat în cadrul ședinței, trimiteți o notă de urmărire prin e-mail sau o lăsați pe biroul lor.

Acest lucru ar trebui să fie scurt și dulce, acoperind ceea ce s-a discutat și concluziile la care s-a ajuns. Poate include, de asemenea, o mulțumire rapidă pentru participarea lor.

10. Trimiteți o foaie de evaluare

Trebuie să recunoaștem că nu toată lumea iubește ideea întâlnirilor. Pentru acei oameni, trebuie să găsim modalități de a ne asigura că vor fi confortabili ori de câte ori sunt incluși într-o întâlnire.

Unii dintre ei nu vor spune care sunt problemele dacă sunt întrebați direct, astfel încât o foaie de evaluare este un instrument util pentru a obține feedback-ul lor.

Consultați acest articol pentru mai multe informații despre motivul pentru care feedbackul este atât de important.

Verificați feedback-ul participanților, încorporați cererile participanților la următoarea întâlnire și schimbați orice proces care cauzează disconfort.Pentru a organiza întâlniri eficiente, asigurarea faptului că oamenii se simt confortabil este esențială.

Gânduri finale

Întâlnirile sunt importante, dar nu înseamnă că sunt întotdeauna productive. Este important să învățați mai întâi cum să organizați întâlniri de succes înainte de a vă aștepta ca totul să meargă fără probleme.

Amintiți-vă că o întâlnire eficientă este un proces în care toată lumea trebuie să coopereze.Publicitate

Aceste 10 sfaturi simple despre cum să organizați întâlniri eficiente vă vor ajuta cu siguranță să deveniți un lider și un coechipier mai bun. Acum, mergeți mai departe și încorporați aceste sfaturi în rutina zilnică de întâlniri și lăsați productivitatea să curgă.

Mai multe sfaturi despre cum să organizați întâlniri eficiente

• 15 secrete pentru organizarea de întâlniri precum cele mai importante companii inovatoare din lume
• 12 secrete pentru o întâlnire super productivă pe care ar trebui să o cunoașteți
• 30sec Sfat: Cum să îmbunătățim eficiența întâlnirilor?

Credit foto recomandat: Christina @ wocintechchat.com prin unsplash.com

Referinţă