Cu toții facem lucruri mai repede și mai bine pe aici, la Lifehack. Și o parte din a face lucrurile mai repede și mai bine este să ai un sistem solid de productivitate personală pe care îl folosești zilnic.

Acest sistem poate fi aproape orice vă ajută să treceți de munca dvs. de proiecte sau sarcini și vă ajută să vă apropiați de obiectivele din viață. Fie că este hârtie sau pixeli, nu contează cu adevărat. Dar, din moment ce citești Lifehack, trebuie să presupun că pixelii și dispozitivele tehnologice sunt o parte importantă a fluxului tău de lucru.

Sistem de productivitate personal definit

Un sistem de productivitate personal (cel puțin definiția pe care o va folosi acest articol) este un set de fluxuri de lucru și instrumente care permit unei persoane să-și realizeze în mod optim munca.

Fluxuri de lucru poate fi modul în care importați și gestionați fotografiile de pe camera dvs., cum scrieți și creați postări de blog, cum implementați codul compilat pe un server etc.Publicitate

Instrumente sunt lucruri precum planificatori, manageri de lucruri, calendare, medii de dezvoltare, aplicații etc.

Când automatizarea este proastă

S-ar putea să vă gândiți că, cu cât automatizăm mai mult sistemele noastre, cu atât vom face mai mult. Acest lucru este cel mai adesea cazul, dar există o problemă foarte mare atunci când vine vorba de automatizarea a orice.

Automatizarea este un lucru rău pentru sistemul dvs. personal de productivitate atunci când nu înțelegeți în mod inerent procesul ceva.

Să luăm de exemplu plata facturilor. Acest lucru poate părea foarte evident, dar dacă nu puteți respecta un buget lunar și aveți probleme cu găsirea banilor pentru a efectua plăți la timp, automatizarea plății facturilor dvs. în fiecare lună este complet inutilă și poate fi periculoasă pentru finanțele personale.Publicitate

Un alt exemplu este utilizarea unui instrument de productivitate pentru a vă spune ce sarcini sunt importante și ce să faceți în continuare. Dacă nu ați făcut un pas înapoi și ați aflat cum ar trebui să funcționeze împreună sistemele dvs. de productivitate, acest tip de automatizare vă va împiedica probabil să faceți lucrurile.

Puteți automatiza doar ceva din sistemul dvs. de productivitate personal care a reușit o perioadă. Dacă încercați să automatizați lucrurile care nu sunt deja gestionate bine, probabil că vă veți simți puțin scăpați de sub control și veți avea un sentiment mai mare de copleșire.

Un alt lucru de reținut este că unele lucruri ar trebui să fie întotdeauna făcute de dvs., cum ar fi răspunsul la e-mailuri importante și comunicarea cu alții. Automatizarea acestor lucruri vă poate arăta colegilor și colegilor că nu vă pasă suficient pentru a vă comunica.

Când automatizarea este bună

Pe de altă parte, automatizarea este un lucru extraordinar pentru sistemul dvs. de productivitate personală, atunci când înțelegeți procesul și apoi puteți realiza automat pașii. Când știi cum să gestionezi ceva în mod eficient și să înțelegi procesul pas cu pas al unei porțiuni din sistemul tău, probabil este momentul potrivit să îl automatizezi.Publicitate

Am câteva fluxuri de lucru pe care le-am introdus în ultimul an, care îmi iau o parte din munca fără minte, astfel încât să fiu mai creativ și să nu fiu nevoit să îmi fac griji cu privire la detaliile a ceva.

Pe Mac-ul meu folosesc o combinație de fluxuri de lucru Automator, fragmente TextExpander și acum comenzi rapide Keyboard Maestro pentru a face lucruri cum ar fi fotografiile retușate automat importate de pe iPhone-ul meu 4S sau pentru a deschide toate aplicațiile și site-urile web necesare pentru o întâlnire săptămânală în prim-planul meu desktop tastând câteva taste. Odată ce vă deschideți automatizarea câtorva procese, începeți să vedeți alte piese ale sistemului dvs. care pot beneficia de automatizare.

Din nou; nimic din toate acestea nu funcționează decât dacă vă înțelegeți procesele și nu știți ce instrumente puteți utiliza pentru a le realiza automat.

Cei trei pași pentru a determina dacă ceva este pregătit pentru automatizare

Dacă fluxul de lucru trece acești trei pași, atunci automatizează-te, iubito:Publicitate

1. Puteți face acest proces în somn și nu necesită atenția dvs. deplină, dacă există vreo formă de atenție. Poate (și a fost) gestionat într-o anumită formă înainte de a-l automatiza.
2. Procesul consumă mult timp.
3. Procesul nu necesită finețe umană (de exemplu, comunicarea și răspunsul la ceva personal)

Automatizarea sistemelor personale de productivitate poate fi un lucru extraordinar pentru dvs. pe termen lung, dacă sunteți atent și conștient de ceea ce faceți. Mai întâi trebuie să înțelegeți procesele pe care încercați să le automatizați înainte de a le automatiza. Nu vă lăsați blocați să credeți că orice și totul ar trebui să fie automatizate în viața voastră, pentru că probabil nu ar trebui.

Alegeți și alegeți aceste procese cu înțelepciune și veți găsi cele care vă ocupă majoritatea timpului pentru a fi cele mai bune de automatizat. Ce ați automatizat în sistemul dvs. de productivitate personal?

Credit foto recomandat: Bram Naus prin unsplash.com