CUM SĂ CREAȚI O LISTĂ DE ACTIVITĂȚI ȘI CUM SĂ EFECTUAȚI LUCRURILE

Una dintre cele mai puternice modalități de a reduce stresul și copleșirea atunci când vă simțiți anxioși în legătură cu munca dvs. este să vă așezați cu un pix și o bucată de hârtie și să scrieți toate lucrurile pe care trebuie să le faceți. Ce autor Realizarea lucrurilor , David Allen numește o minte mintală. Îți scutește creierul de supraîncărcarea cognitivă și atunci când poți vedea enumerate toate lucrurile pe care trebuie să le faci, ai sentimentul de confort știind că nu este la fel de rău cum ți-a spus creierul tău.

Cu toate acestea, scoaterea din cap a tuturor acelor lucruri pe care trebuie să le faci nu duce la bun sfârșit munca. Este doar primul pas.

Pentru a obține cu adevărat beneficiul de a crea o listă de sarcini, există puține lucruri pe care le puteți face care vă vor face lista de sarcini mult mai eficientă.

1. Fii clar cu privire la ceea ce trebuie să faci

De multe ori văd să fac liste cu sarcini scrise de genul Vorbeste cu Tim sau Pregătiți prezentarea . Problema cu astfel de sarcini de scriere este că nu sunt clare. Există o serie de întrebări care rămân fără răspuns. Să vorbești cu Tim despre ce? Ce prezentare? Ce trebuie pregătit?

Când scrieți o sarcină, veți ști ce doriți să faceți; dar după un weekend sau câteva zile, ceea ce doriți să realizați a devenit noroios și neclar. Este mult mai bine să scrii Discutați cu Tim despre călătoria săptămânii viitoare la Berlin sau pregătește o schiță pentru prezentarea săptămânii viitoare către Consiliul de administrație . Sigur, ar putea dura câteva secunde mai mult pentru a scrie cuvintele suplimentare, dar vă veți mulțumi mai târziu când veți face sarcina.

Scrierea unor sarcini de acest gen face foarte clar ce vrei să faci . Și când vă așezați să începeți munca, veți ști exact ce este implicat în îndeplinirea acelor sarcini, astfel încât să puteți lua decizii mai bune cu privire la ce să lucrați.Publicitate

De asemenea, economisește mult timp, deoarece claritatea înseamnă că veți putea obține fișierele corecte și veți începe imediat, în loc să vă petreceți câteva minute încercând să vă amintiți ce trebuie să faceți.

2. Nu datează întâmplător sarcinile

Este foarte tentant să adăugați o dată la fiecare sarcină pe care o scrieți - nu vreți să uitați să o faceți, nu-i așa? - Problema datării aleatorii a fiecărei sarcini pe care ați pus-o pe lista de sarcini este că aveți un o listă zilnică copleșitoare de sarcini care nu trebuie efectuate în ziua pe care ați ales-o, fie că veți reprograma sarcinile, fie că le veți ignora.

În schimb, devine mai strategic. Puneți o dată la o sarcină numai dacă intenționați să o faceți în acea zi. Am văzut zilnic să fac liste cu douăzeci până la treizeci de sarcini atunci când persoana are o zi de întâlniri spate în spate. În aceste condiții, nu există nicio modalitate în care sarcinile vor fi realizate.

Este în regulă să introduceți o sarcină de reamintire în lista zilnică de sarcini - ceva de genul ADUCERE AMINTE : Revizuirea Proiectului X - Trebuie făcut ceva? Sau creați o listă de apeluri pe care să le efectuați și să aveți o sarcină zilnică care vă spune să revizuiți lista de apeluri. Lucrați doar la menținerea listei zilnice de sarcini gestionabile și realiste.

Dacă petreceți puțin timp în fiecare săptămână pentru a vă planifica săptămâna pe baza a ceea ce este în calendar, vă va ajuta să vă mențineți lista de sarcini mai eficientă. Puteți adăuga date la sarcinile dvs. atunci. Când aveți o zi liniștită la birou fără întâlniri, aveți o listă mai lungă de sarcini. Dacă sunteți plecat într-o călătorie de afaceri, reduceți numărul de sarcini de pe listă.

3. Păstrați lista zilnică la cel mult zece sarcini

Când sugerez acest lucru oamenilor, ei râd adesea de mine. Ei cred că sunt mult mai ocupați de asta și trebuie să aibă cel puțin douăzeci de sarcini pe lista lor.Publicitate

Problema aici este cu toate distracțiile, situațiile de urgență și întreruperile pe care le veți obține în fiecare zi; nu veți realiza acele douăzeci de sarcini. Veți ajunge la sfârșitul zilei frustrat, deoarece reprogramați douăzeci și cinci până la cincizeci la sută din sarcinile pe care le-ați avut pe lista dvs.

În schimb, la sfârșitul zilei, petreceți în jur de zece până la cincisprezece minute acordând prioritate a doua zi. Alegeți cele mai importante zece sarcini din listă și evidențiați-le într-un fel. Mulți manageri de liste de făcut au o modalitate de a semnaliza sarcinile și astfel puteți adăuga un semnal la cele 10 sarcini pe care doriți să le realizați a doua zi.

Nu numai că te ține concentrat pe ceea ce este important, dar te obligă și să alegi sarcinile care vor avea cel mai mare impact pozitiv în ziua ta.

Când începeți să vă acordați prioritate listei de sarcini în acest fel, veți deveni în mod natural mai concentrat și vă veți petrece mai mult timp prețios în sarcini care vă vor duce mai departe în proiectele și obiectivele dvs.

4. Grupați sarcini similare împreună

Când vă uitați la lista de sarcini, veți observa că multe sarcini sunt de natură similară.

Apelarea clienților dvs., de exemplu. Dacă aveți două sau trei sarcini pe lista dvs. zilnică care implică apelarea clienților dvs., grupați-le împreună și efectuați-le în același timp. Programați aproximativ 30 de minute pentru a vă efectua apelurile și efectuați-le unul după altul. La fel, dacă aveți sarcini care implică e-mail, grupați-le și pe acestea. Veți găsi că faceți mult mai mult și mintea dvs. este mult mai concentrată pe munca pe care o faceți.Publicitate

Poate deveni haotic atunci când comutați între diverse tipuri de muncă toată ziua. Este mult mai bun pentru eficiența și productivitatea dvs. faceți sarcini similare împreună . Aveți instrumentele potrivite (aplicații, e-mail de telefon etc.) deschise și vă va economisi mult timp.

5. Faceți-vă lista de sarcini motivantă

Când scrieți sarcini precum răspunsul la e-mail sau efectuați apeluri de urmărire ale clienților, nu există o motivație reală acolo. Simte doar că treci prin rutina de a face munca. Unde este posibil, scrieți sarcini cum ar fi căsuța de e-mail la zero și sunați clienții mei pentru a vă asigura că sunt fericiți. Acest lucru ar putea părea simplist, dar de multe ori o listă de sarcini nu are valoare emoțională. Este doar o listă de muncă de făcut.

Pentru a face lista să fie mai inspirată, scrie sarcini astfel încât să evoce un răspuns emoțional . A-ți face fericiți clienții va fi mai motivant decât să-i suni, pentru că asta e treaba ta sau să concurezi cu tine însuți pentru ca poșta primită a e-mailului să fie la zero în fiecare zi, adaugă ceva mai multă scânteie sarcinii.

O altă modalitate de a face lista de sarcini mai motivantă este să mențineți lista zilnică scurtă . Așa cum am scris mai sus, atunci când lista dvs. zilnică de sarcini nu are mai mult de zece sarcini pe ea, se va simți realizabilă. Dacă are între douăzeci și treizeci de sarcini, se va simți copleșitor. Este mult mai bine să aruncați o privire la lista dvs. zilnică și să vă simțiți inspirați decât să vă uitați la listă și să vă simțiți demotivați.

6. Faceți o revizuire săptămânală

Pentru oricine a citit-o pe David Allen Realizarea lucrurilor carte, veți ști totul despre recenzia săptămânală. Cu toate acestea, mă surprinde cât de mulți oameni nu o fac. Dacă doriți ca lista de sarcini să rămână eficientă și actualizată, atunci este esențială o analiză săptămânală.

De-a lungul săptămânii când te grăbești și faci lucruri, îți va fi dor de lucruri. Suntem ființe umane și vom uita să bifăm sarcinile pe care le-am făcut, vom adăuga sarcini sensibile la timp și nu vom adăuga o dată și vom uita să adăugăm sarcini. Recenzia săptămânală este locul în care vă opriți o oră și faceți o imagine de ansamblu a ceea ce trebuie să faceți.Publicitate

În mod ideal, revizuirea săptămânală ar trebui să se facă într-un loc fără distrageri, astfel încât să vă puteți concentra doar asupra muncii pe care trebuie să o faceți și să vă planificați săptămâna următoare. Adunați toate sarcinile împreună - este posibil să fi scris sarcini într-un caiet și să nu le fi adăugat în lista de sarcini - și ștergeți sarcinile care nu mai sunt necesare sau au fost realizate.

Efectuarea unei recenzii săptămânale vă asigură un control complet. Vă permite să rămâneți la curent cu munca dvs., să decideți ce trebuie să faceți în continuare și ce poate fi amânat pentru o dată ulterioară. Este cel mai bun mod pe care îl cunosc începând săptămâna cu un plan și o direcție și este o modalitate de a vă asigura că faceți lucrurile corecte și că nu vă prindeți de sarcini minore care nu vă duc mai departe în proiectele sau obiectivele dvs.

Linia de fund

Atunci când este utilizată în mod corespunzător, o listă de sarcini poate fi motivația și motivul care te propulsează să faci cea mai bună muncă și să realizezi lucruri uimitoare. Vă menține concentrat asupra lucrurilor importante și vă împiedică să pierdeți sarcini care altfel ar putea fi pierdute.

Lista de a face vă ajută, de asemenea, să reduceți stresul și copleșirea, deoarece, mai degrabă decât să încercați să vă amintiți tot ce aveți în cap, ați externalizat toată munca pe care trebuie să o faceți, eliberând spațiu în mintea dvs. pentru eforturi mai creative.

Să recapitulăm cheile de luat masa:

Scrieți sarcini, astfel încât este foarte clar ce trebuie să faceți. Dacă trebuie să apelați pe cineva, puneți-i numărul de telefon în sarcină pentru a economisi timp căutând numărul.
Adăugați date semnificative și nu întâmplătoare. Când lista zilnică de sarcini are sarcini care trebuie îndeplinite în acea zi, veți fi mult mai concentrat pe munca potrivită.
Permiteți maximum zece până la doisprezece sarcini marcate pe zi pe lista dvs. de sarcini. Acest lucru nu înseamnă că faceți doar acele sarcini. Dacă ai timp și energie la sfârșitul zilei, poți oricând să faci mai mult.
Grupați sarcini similare împreună, astfel încât să vă puteți concentra asupra tipului de muncă pe care o faceți în același timp. Acest lucru ajută la evitarea riscurile multitasking-ului .
Scrieți-vă sarcinile astfel încât să fie semnificative și motivante. Vrei să te uiți la lista ta și să fii motivat să te blochezi și să faci treaba.
Nu ratați niciodată să faceți o recenzie săptămânală completă. Acesta este lipiciul care menține totul împreună și relevant.