DE CE NU FUNCȚIONEAZĂ LISTELE DE SARCINI (ȘI CUM SĂ LE SCHIMBI)

Cât de des vă simțiți copleșiți și dezorganizați în viață, fie la serviciu, fie acasă? Se pare că toți ne luptăm cu gestionarea timpului într-o anumită zonă a vieții noastre; una dintre cele mai frecvente expresii pe lângă I love you este că nu am timp. Toată lumea sugerează să lucrați dintr-o listă de sarcini pentru a începe să vă organizați viața mai mult, dar de ce aceste liste au și ele o conotație negativă?

Să presupunem că aveți o dorință puternică de a întoarce această situație cu toate intențiile voastre bune - puteți scoate apoi o bucată de hârtie și un pix pentru a începe să abordați această mizerie intangibilă cu o listă de sarcini. Ceea ce se întâmplă de obicei este că fie ești atât de copleșit văzând tot ce este pe lista ta, ceea ce te face să te simți mai rău decât înainte, sau faci lista, dar rămâi complet blocat în modul de executare eficientă.

Listele de sarcini pot funcționa pentru dvs., dar dacă nu le utilizați eficient, ele vă pot lăsa să vă simțiți mai deziluzionați și mai stresați decât înainte. Gândiți-vă la un sistem de depunere: conceptul este bun, dar dacă pur și simplu depuneți documente fără structură sau sistem, sistemul de depunere va avea un efect advers. Este la fel cu listele de sarcini - puteți pune una împreună, dar dacă nu o faceți corect, este un exercițiu infructuos.

De ce unele persoane consideră că listele generale de sarcini nu funcționează?

Majoritatea oamenilor consideră că listele generale de sarcini nu funcționează deoarece:Publicitate

Sunt atât de copleșiți doar uitându-se la toate lucrurile pe care trebuie să le facă.
Nu știu cum să acorde prioritate articolelor de pe listă.
Simt că adaugă în mod continuu la lista lor, dar nu o reduc.
Există un sentiment de confuzie văzând sarcinile de acasă amestecate cu sarcinile de serviciu.

Avantajele utilizării unei liste de sarcini

Cu toate acestea, există multe avantaje care funcționează dintr-o listă de sarcini:

Aveți claritate asupra a ceea ce trebuie să faceți.
Te vei simți mai puțin stresat, pentru că toate lucrurile tale de făcut sunt pe hârtie și din mintea ta.
Vă ajută să vă acordați prioritate acțiunilor.
Nu treceți cu vederea atâtea sarcini și nu uitați nimic.
Te simți mai organizat.
Vă ajută cu planificarea.

4 reguli de aur pentru a face ca o listă de sarcini să funcționeze

Iată regulile mele de aur pentru ca o listă de sarcini să funcționeze:

1. Categorizează

Studiile au arătat că creierul tău este copleșit atunci când vede o listă de 7 sau 8 opțiuni; vrea să se închidă.^[1]Din acest motiv, trebuie să lucrați din diferite liste. Separați-le în diferite categorii și nu aveți mai mult de 7 sau 8 sarcini pe fiecare.

S-ar putea să funcționeze bine pentru dvs. să aveți o listă de proiecte, o listă de urmărire și o listă de nu uitați; veți ști ce va funcționa cel mai bine pentru dvs., deoarece aceste titluri vor fi diferite pentru toată lumea.Publicitate

Două. Adăugați estimări

Nu trebuie doar să știți ce trebuie făcut, ci cât timp va dura și pentru a vă planifica eficient.

Imaginați-vă pe lista dvs. că aveți o sarcină care va dura 30 de minute, alta care ar putea dura 1 oră și alta care ar putea dura 4 ore. Trebuie să știți momentul în care vă uitați la sarcină, altfel vă subminați planificarea, așa că adăugați o coloană suplimentară la listă și includeți estimarea timpului în care credeți că va dura sarcina și fii realist!

Bacsis: Dacă vi se pare o provocare să estimați cu exactitate, atunci începeți prin a vă dezvolta zilnic această abilitate. Estimează cât va dura să te pregătești, să gătești cina, să mergi la plimbare etc. și apoi compară acest lucru cu timpul real care ți-a luat. Veți începe să fiți mai exacți în estimările dvs.

3. Prioritizează

Pentru a selecta efectiv la ce ar trebui să lucrați, trebuie să luați în considerare: prioritatea, secvența și timpul estimat. Adăugați o altă coloană la listă pentru prioritate. Împărțiți-vă sarcinile în patru categorii:Publicitate

Important și urgent
Nu urgent, dar important
Nu important, dar urgent
Nu este important sau urgent

Doriți să lucrați la sarcini care sunt urgente și desigur, dar, de asemenea, selectați unele sarcini care sunt importante și nu urgente. De ce? Deoarece aceste sarcini sunt în mod normal legate de obiective pe termen lung și, atunci când lucrați doar la sarcini urgente și importante, veți simți că ziua vă petreceți stingând focurile. Veți ajunge să neglijați alte domenii importante, care de cele mai multe ori ajung să aibă consecințe negative.

Cea mai mare parte a timpului dvs. ar trebui să o petreceți în primele două categorii.

4. Recenzie

Pentru ca această listă să funcționeze eficient pentru dvs., trebuie să devină un instrument zilnic pe care îl utilizați pentru a vă gestiona timpul și îl revizuiți regulat. Nu are rost să ai doar lista pentru a înregistra tot ce trebuie să faci, dar nu o folosești ca parte a planului tău mai mare de gestionare a timpului.

De exemplu: la sfârșitul fiecărei săptămâni, examinați lista și folosiți-o pentru a planifica săptămâna viitoare. Selectați la ce doriți să lucrați luând în considerare prioritatea, timpul și secvența și apoi programați aceste elemente în calendarul dvs. Regula de aur în planificare: nu vă programați mai mult de 75% din timp.Publicitate

Linia de fund

Așadar, apucă un pix și hârtie și dă-ți darul unei minți calme și clare descărcând totul acolo și pe o listă ca acum, ai toate instrumentele de care ai nevoie pentru ca acesta să funcționeze. Cunoașterea este inutilă, cu excepția cazului în care este aplicată - cât de mult vrei mai mult timp?

Spre succesul tău!