În ultima mea postare, am vorbit despre șase dintre cele mai frecvente obiceiuri de lucru care vă sabotează productivitatea. Primul infractor de pe lista mea a fost cât de des vă verificați e-mailul. În timp ce scriam ultimul meu articol, am constatat că există o mulțime de informații cu privire la acest subiect și chiar merita propriul articol dedicat.

Când vine vorba de e-mailul nostru de lucru, majoritatea dintre noi îl consideră o minge și un lanț. Trebuie să verificăm în permanență sau să riscăm mânia șefilor și colegilor care încearcă să comunice cu noi. Dacă nu răspundem la un e-mail în 5 minute, suntem văzuți ca leneși sau neproductivi.

Dar, potrivit unor experți, verificarea e-mailului prea frecvent este de fapt un factor major care poate contribui la diminuarea productivității. Dacă ești unul dintre aceștia de fiecare dată când îmi sună telefonul, trebuie să îmi verific imediat e-mailul, un fel de oameni, citește mai departe pentru a descoperi de ce ai devenit propriul tău inamic.Publicitate

Cât de des este normal?

Deci, cât de des își verifică persoana obișnuită e-mailul într-o anumită zi? Este greu de depistat statistici fiabile. Conform un sondaj , aproximativ 40% dintre persoanele chestionate au considerat că și-au verificat e-mailul de 6 până la 20 de ori pe zi. Desigur, este greu de spus cât de exactă este o persoană atunci când își evaluează propriile obiceiuri de e-mail.

Un alt studiu spune că 56,4% dintre oameni își verifică e-mailul doar între 0-5 ori pe zi. Cu toate acestea, acest studiu este din 2009 și, probabil, este destul de datat.

Nu vă verificați niciodată e-mailul dimineața

Expertul organizațional preferat al Oprah este o femeie numită Julie Morgenstern, autorul cărții Never Check Email in the Morning. Ghici ce sfătuiește ea?

Potrivit lui Morgenstern, verificarea primului e-mail când intrați în birou în fiecare dimineață este problematică, deoarece poate fi un fals sentiment de realizare. Răspundeți la 40 de e-mailuri și simțiți că ați făcut multă muncă, dar, în realitate, probabil că mai aveți de făcut o grămadă de acte, întâlniri și apeluri telefonice. Răspunsul la e-mail este esențial pentru a-ți îndeplini munca, dar nu este întotdeauna ceva care câștigă în mod activ bani pentru tine sau compania ta.Publicitate

Expert în productivitate Sid Savara este de asemenea de acord cu Morgenstern. Când vine vorba de e-mail, ignoranța este fericire. De aceea, dacă aveți ceva important pe care doriți să faceți progrese, am aceste patru cuvinte pentru dvs.: Nu vă verificați adresa de e-mail. De îndată ce te ridici, lucrează la ceva important timp de 30-45 de minute și abia apoi verifică-l. Dacă îl suporti, așteaptă și mai mult. Câteva zile nu verific deloc e-mailul decât după prânz ... Orice informații noi pe care le primiți vă pot face să vă distrageți atenția. Nu pot controla totul, dar îmi pot controla propriile distrageri.

Metoda de 24 de ore

Alți oameni susțin că, mai degrabă decât să vă verificați e-mailurile începând cu ziua mai târziu, ar trebui să le verificați o dată pe zi, dimineața. Printre membrii acestei tabere se numără expertul în productivitate Elizabeth Grace Saunders . În general, își șterge căsuța de e-mail în primele 1-2 ore ale zilei și își formulează planul de joc pentru restul zilei după aceea. După aceea, în general nu se uită din nou la e-mailul ei pentru restul zilei, permițându-i să se concentreze complet pe dezvoltarea afacerii și proiectele clienților.

Acest lucru este mai greu, desigur, dacă vă aflați în partea de jos a lanțului alimentar la compania dvs. Dar dacă sunteți în conducere superioară sau sunteți independent, stabilirea acestei rutine poate fi o modalitate excelentă de a vă spori productivitatea.

Când aveți îndoieli, verificați diagrama

Scott Scheper își verifică e-mailul de două ori pe zi și a creat o diagramă la îndemână pentru a vă ajuta să treceți prin toate mesajele necitite din căsuța de e-mail.Publicitate

De fiecare dată când deschideți un nou e-mail, puneți-vă 3 întrebări de bază:
1. Este relevant acest lucru?
2. Pot rezolva acest lucru?
3. Va dura mai puțin de 2 minute din timpul meu să mă ocup de acest lucru?

Urmărind diagrama sa utilă, veți dezvolta o nouă modalitate de a trece mai eficient prin căsuța de e-mail.

5 pe zi

Și doar în cazul în care nu ați avut suficiente opinii de expertiză contradictorii, iată încă una. Rod Kurtz Business Week susține că ar trebui să vă verificați e-mailul de serviciu de cinci ori pe zi.Publicitate

Verificați căsuța de e-mail numai de cinci ori pe zi - primul lucru dimineața, la jumătatea dimineții, după prânz, la jumătatea după-amiezii și la sfârșitul zilei. Sau chiar mai puțin dacă ești capabil. Acest lucru funcționează când dezactivați funcția de trimitere / primire automată, permițându-vă până la două ore să vă concentrați asupra muncii dvs., mai degrabă decât să fiți întrerupt continuu. Funcționează atunci când grupați sortarea e-mail-ului dvs., făcându-vă mai productiv și mai eficient în gestionarea acestuia.

Concluzie

Există o diferență între a fi ocupat și a fi productiv. Asigurați-vă că vă programați timpul de e-mail în așa fel încât să evitați confuzia celor doi. Dacă vă abordați e-mailul cu atitudinea corectă, vă puteți spori productivitatea cu pași mari.

În cuvintele lui Scott Scheper, O zi plină de a trage briza cu angajații, de a răspunde la întrebări, de a te uita la e-mailuri, de a verifica rețelele sociale și de a discuta cu colegii nu te va îmbogăți. Te va face ocupat.Publicitate

Care este rutina dvs. zilnică de e-mail? Plănuiți să încercați vreunul dintre aceste sfaturi? Spuneți-ne în comentariile de mai jos!