Managementul timpului este abilitatea care deblochează toate celelalte abilități. În plus, dacă doriți să mergeți mai bine, gestionarea timpului vă va ajuta. Dacă doriți un echilibru mai bun între muncă și viață, gestionarea timpului este răspunsul. Dacă vrei să te simți mai puțin copleșit și mai controlat, gestionarea mai bună a timpului este răspunsul. În centrul unei gestionări mai eficiente a timpului se află un sistem de gestionare a timpului, iar sprijinul este un set de liste. Aceste șabloane de gestionare a timpului vă pot ajuta să creați acele liste.

Dacă cel mai bun prieten al tău ar folosi sistemul tău de gestionare a timpului, ce ar spune ea / el?

Citind acest articol, probabil că vă veți încadra în unul din cele 3 grupuri;

• Cei din Denial - „Sunt atât de ocupat că nu am timp să-mi îmbunătățesc gestionarea timpului”.
• Cei din ignoranță - „Sistemul meu de gestionare a timpului funcționează bine de 15 ani”.
• Cei care au nevoie - „Dacă acest lucru vă poate ajuta, o să încerc, pentru că sunt sigur că pot aduce unele îmbunătățiri.”

Apelând la grupul „Cei care au nevoie”, aceste șabloane de gestionare a timpului vă vor ajuta. Sunt simple, practice și le puteți folosi imediat. Dacă ai avea timp, ai fi creat șabloane similare. Este greu când ești în tranșee.

Pasiunea mea este să îi ajut pe ceilalți și, fiind un student și un antrenor avid în managementul timpului timp de 14 ani, am vrut să împărtășesc o parte din ceea ce învățasem. Am învățat din greu, astfel încât să nu aveți nevoie.

Cum se utilizează fiecare dintre cele 14 șabloane de gestionare a timpului

Șabloanele sunt proiectate în ordinea modului în care trebuie utilizate. Primul este cel mai dur, Zone de rezultate cheie (KRA) și apoi devin progresiv mai ușoare. De exemplu, „Lista zilnică de făcut”, „Lista proiectelor” și „Evaluarea săptămânală”.

1. Domenii de rezultate cheie Șablon de gestionare a timpului

Imaginați-vă echipa de fotbal pe care o susțineți sau, dacă nu aveți una, o echipă pe care o susține un prieten sau doar una de care ați auzit. Al meu este Oxford United (Cue abuzul blând!). KPI-ul (Indicatorul cheie de performanță) al Oxford United este probabil să câștige liga. Aceasta este o țintă a echipei pe care toată lumea din echipă își propune să o atingă. Această țintă nu este pentru o persoană. S-ar putea ca Oxford United să câștige liga, dar fiecare jucător și-a „ridicat greutatea”? Aici sunt importante KRA-urile. A Zona de rezultate cheie (KRA) este o țintă individuală. Ideea este că, dacă fiecare persoană lucrează pentru atingerea KRA-ului său, echipa ar trebui să-și atingă KPI-ul. Revenind la echipa noastră de fotbal, KRA-ul portarului ar putea fi o „foaie curată”. KRA-ul atacantului va înscrie un gol pe meci, iar KRA-ul apărătorului va câștiga 80% din atacuri. Care este KRA-ul tău?

Acțiune: Completați KRA-urile dvs. folosind șablonul de gestionare a timpului nr. 1, astfel încât să fiți acum motivul pentru care vă aflați pe statul de plată - KRA’s. Publicitate

2. Lista zilnică de făcut Șablon de gestionare a timpului

Acest șablon de gestionare a timpului este cel mai ușor de înțeles, deoarece necesită doar o listă cu ceea ce veți face în fiecare zi. Provocarea este că mulți oameni scriu o listă continuă de a face și nu o listă de a face pentru fiecare zi. Având o listă de lucru în fiecare zi se concentrează mintea. Dacă nu aveți o listă de făcut în fiecare zi, două lucruri tind să se întâmple. În primul rând, veți fi blocat în căsuța de e-mail, deoarece acest lucru ne face să credem că lucrăm din greu și, prin urmare, „ocupați”. În al doilea rând, altcineva îți va umple ziua cu sarcini dacă nu ai ales singur sarcinile. Aceste sarcini pot apărea sub formă de e-mailuri, cererea șefilor sau acțiuni pe care le primiți într-o întâlnire. „Aveți un plan în fiecare zi sau altcineva va avea unul pentru dvs.”. O listă zilnică de făcut este fundamentul sistemului de gestionare a timpului. Utilizați acest șablon în fiecare zi.

Acțiune: Completați o listă cu ceea ce veți face mâine folosind șablonul de gestionare a timpului nr. 2, astfel încât să aveți planul dvs. - Lista zilnică de făcut.

3. Lista proiectelor Șablon de gestionare a timpului

Foarte puțini oameni au o listă de proiecte „trăind și respirând”. Unii au unul, dar a fost scris o dată și nu a mai fost actualizat de atunci. O listă de proiecte este un mijloc de a cunoaște care sunt lucrurile mari. Acele lucruri care vor avea cel mai mare impact pozitiv asupra KRA-urilor noastre. Este legătura dintre Lista zilnică de făcut și motivul pentru care vă aflați pe statul de plată, care este domeniile cheie de rezultate. Având o listă de proiecte, aveți transparență în ceea ce privește lucrurile importante și importante. Cercetările ne spun că fiecare persoană are între 50 și 70 de proiecte în mișcare în orice moment (acasă și la serviciu). Acest șablon cere doar 14.

Acțiune: Completați o listă a proiectelor la care lucrați folosind șablonul de gestionare a timpului # 3 pentru a urmări „lucrurile mari” - Lista proiectelor.

4. Acțiuni de întâlnire Șablon de gestionare a timpului

Întâlnirile sunt răul necesar al oricărui lucrător al cunoașterii. Nu putem scăpa de ei. Se pare că se pierd orele și nu se realizează nimic. Unul dintre motivele cheie pentru aceasta este că acțiunile fie nu sunt capturate, fie nu sunt capturate suficient de bine pentru a face să se întâmple ceva substanțial. Desigur, obiectivele îndeplinirii, participanții potriviți, concentrarea etc. sunt toate motive valabile. Acest șablon începe cu captarea acțiunilor. Acest lucru se datorează faptului că prin captarea unor acțiuni clare, oamenii nu vor avea loc să se zbată spunând: „Am crezut că face asta”, „Sau ce a însemnat acea acțiune?” Sau „Am luat acțiunile doar ieri. Întâlnirea de acum 2 săptămâni ’.

Acțiune: Completați șablonul de gestionare a timpului # 4, astfel încât să puteți crește probabilitatea finalizării acțiunilor - Acțiuni de întâlnire.

5. Se așteaptă lista Șablon de gestionare a timpului

Delegați oamenilor. Oamenii de sus. Oamenii de dedesubt. Oameni de partea. Cum țineți evidența cui ați cerut să faceți ce până când? O listă de așteptare vă ajută să țineți evidența. Acest șablon oferă un loc pentru a parca ceea ce ați cerut să faceți, astfel încât să nu continuați să-l urmăriți pe persoană și să fie clar atunci când ați dorit ca sarcina să fie finalizată. Și astfel, desigur, să nu uitați. Cheia unei liste de așteptare de succes este evaluarea acesteia. Acest lucru ar putea fi în fiecare zi, în timp ce este o piesă nouă în sistemul dvs. de gestionare a timpului. „Mai jos pe drum” ar putea fi doar la începutul și la sfârșitul săptămânii, pe măsură ce vă veți simți confortabil folosind acest șablon.Publicitate

Acțiune: Completați un așteptare pentru utilizarea șablonului de gestionare a timpului # 5, astfel încât să aveți controlul asupra ceea ce ați delegat - Lista de așteptare.

6. Lista de distragere a atenției Șablon de gestionare a timpului

Una dintre cele mai mari provocări ale gestionării timpului, și mai ales într-un birou deschis, este începerea unei sarcini și finalizarea acesteia. Învățătorii noștri curs de formare în managementul timpului spune-ne că acesta este motivul pentru care simt că nu fac nimic. O parte din motivul acestui fapt este că lucrătorii din cunoștințe trebuie să jongleze atât de multe mingi. În parte este pentru că noi amâna pentru că nu ne place „o sarcină”. În principal, se datorează faptului că nu au un mod structurat de a face față gândurilor rătăcitoare. O „Listă de distragere a atenției” este un șablon simplu pe care l-ați păstra pe birou. Apoi, pe măsură ce vă concentrați asupra unei sarcini și apoi vă vin în minte gândurile, le scrieți, le scoateți din cap, permițându-vă să reveniți la sarcina în mână. Peste 50% timp este adăugat unei sarcini, neîncepând și finalizând-o dintr-o singură dată. Imprimați și păstrați acest șablon pe birou sau păstrați-l deschis pe ecran.

Acțiune: Completați șablonul de gestionare a timpului cu lista de distracții # 6, astfel încât să puteți rămâne concentrat pe finalizarea unei sarcini de la început până la sfârșit - Lista de distracții.

7. Obiective săptămânale Șablon de gestionare a timpului

Imaginați-vă o echipă de vânzări fără țintă de vânzări sau echipa de fotbal a Oxford United care va juca în fiecare sâmbătă „doar pentru o lovitură”. Este la fel cu gestionarea timpului. Probabil aveți ținte (KPI și KRA) pentru anul sau trimestrul. Aceste șabloane vă provoacă să aveți obiective pentru săptămână. La începutul săptămânii, aceste șabloane vă întreabă: „Dacă ar fi să vă uitați înapoi la această săptămână, ce v-ați bucura că ați realizat?”. Scriind obiectivele noastre pentru săptămână ne ajută să ne concentrăm asupra a ceea ce este important pe măsură ce ne „blocăm în tranșee” de e-mailuri, apeluri telefonice și întâlniri. În mod ideal, obiectivele săptămânale ar avea un impact pozitiv asupra proiectelor prioritare, care la rândul lor vor avea un impact asupra KRA-urilor dvs., care vor avea un impact asupra KPI-urilor. Dacă se întâmplă acest lucru, aveți un lanț de oțel de verigi care rulează direct prin gestionarea timpului, păstrându-l conectat și puternic.

Acțiune: Finalizați-vă obiectivele săptămânale pentru această săptămână, astfel încât să identificați ceea ce doriți să realizați folosind șablonul de gestionare a timpului # 7 - Obiective săptămânale.

8. Evaluare săptămânală Șablon de gestionare a timpului

La începutul săptămânii ați finalizat șablonul „Obiective săptămânale” cu cele 7 lucruri pe care doriți să le realizați în acea săptămână. La sfârșitul săptămânii are sens să vedem cum ați făcut. Șablonul de evaluare săptămânală vă întreabă dacă ați atins aceste obiective săptămânale cu un instrument simplu numit „PMI” - pozitiv, minus și interesant. La sfârșitul săptămânii scrieți 3 lucruri care au fost pozitive în legătură cu săptămâna, 3 lucruri care au fost minus sau nu atât de bune în legătură cu săptămâna și 3 lucruri care au fost interesante în legătură cu săptămâna. De exemplu, „P: Întâlnire extraordinară cu noul client ABC”, „M: Atins doar 4 din 7 obiective” și „I: Doi din echipa mea sunt bolnavi”. Ultima casetă vă cere să luați apoi o singură acțiune de gestionare după ce ați evaluat săptămâna dvs., de ex. 'Eu voi program în jurnalul meu 1 oră pe săptămână pentru proiectul XYZ. ”

Acțiune: Finalizați evaluarea săptămânală, astfel încât să știți dacă v-ați atins obiectivele săptămânale folosind șablonul de gestionare a timpului # 8 - Evaluarea săptămânală. Publicitate

9. Obiective lunare Șablon de gestionare a timpului

Similar cu „Obiective săptămânale”. Acest șablon vă solicită să scrieți lucrurile mari pe care doriți să le realizați în luna respectivă.

10. Evaluare lunară Șablon de gestionare a timpului

Șablonul de gestionare a timpului „Evaluare lunară” vă solicită să evaluați obiectivele pe care le-ați scris în șablonul „Obiective lunare”.

11. Obiective anuale Șablon de gestionare a timpului

Șablonul „Obiective anuale” completează seria Obiectivelor; Săptămânal, lunar și apoi anual. Provocarea cu stabilirea obiectivelor anuale este de a le face suficient de mari pentru a putea fi un obiectiv anual, dar nu prea mare pentru a putea fi „obiective de viață”. Obiectivele de viață nu sunt discutate în cadrul acestor șabloane.

12. Evaluare anuală Șablon de gestionare a timpului

Finalizată în ianuarie, „Evaluarea anuală” este despre a privi înapoi la anul trecut. Identificarea a ceea ce a funcționat, a ceea ce nu a funcționat și a lecției învățate pentru scrierea obiectivelor anuale ale anului următor.

13. Poate Listă într-o zi Șablon de gestionare a timpului

Acest șablon este esențial pentru a atinge una dintre mentalitățile cheie ale unui manager de timp eficient. Mentalitatea se rezumă cel mai bine prin expresia „Cei mai de succes oameni sunt cei cu capetele goale”. Lista zilnică de făcut și Lista proiectelor sunt șabloane excelente pentru gestionarea sarcinilor noastre imediate și mari. Lista Some Day May Be List este un loc pentru a pune toate acele lucruri pe care doriți să le faceți, dar acum nu sunt urgente sau importante. Câteva exemple ar putea fi: „Depunerea tuturor documentelor de acasă”, „Obțineți o pensie”, „Scrieți un plan de succesiune pentru companie'.

Acțiune: Completați lista Some Day Maybe, astfel încât să aveți un loc unde să puneți „orice altceva” folosind șablonul de gestionare a timpului # 13 - Some Day Maybe List.

14. Managementul timpului proiectului Șablon

Lucrătorul mediu al cunoașterii gestionează proiecte și, dacă este sincer cu ei înșiși, experiența lor în gestionarea proiectelor este exact ceea ce au autodidact. Este posibil să fi auzit de mari proiecte IT gestionate cu Diagramele Gantt sau calificări precum Prinț2 . Cu toate acestea, ei tânjesc după ceva simplu care să le ofere control fără a fi prea greoaie de folosit. Acest șablon de o pagină vă ajută să vă gestionați mai bine proiectele importante, pregătindu-vă mai bine și evitând principalele motive pentru care proiectele eșuează .Publicitate

Acțiune: Completați șablonul de gestionare a timpului proiectului # 14 pentru a vă pregăti mai bine pentru proiecte importante și pentru a le menține pe calea cea bună - Șablon de proiect.

Descărcați și utilizați aceste șabloane de gestionare a timpului

Descărcați aceste 14 șabloane de gestionare a timpului pentru a le folosi cu pix și hârtie .

Descărcați aceste 14 șabloane de gestionare a timpului pentru a finaliza pe ecran.

Începeți prin încorporarea unuia dintre aceste șabloane în sistemul dvs. de gestionare a timpului. Apoi, încă o săptămână mai târziu, până când utilizați șablonul în mod obișnuit. Este nevoie de 21 de ori pentru a-ți forma un obicei. Acum puteți să vă organizați mai mult. Noroc!

Credit foto recomandat: Ai fost pe sonovate.com