Indiferent cât de organizat sunteți, cât de împreună este sistemul dvs., cât de atenți sunteți cu privire la procesarea căsuței de e-mail, a face o listă de sarcini și a lucra cu calendarul, dacă nu te oprești din când în când să te uiți la imaginea de ansamblu, vei fi copleșit . Ajungi simplu răspunzând la ceea ce ți-a aruncat, în loc să fie proactiv crearea de condițiile vieții tale.

Aproape fiecare expert în productivitate recomandă un anumit tip de revizuire, indiferent dacă este un proces formal pe care îl parcurgeți (așa cum recomandă David Allen) sau pur și simplu câteva minute din mine pentru a mă gândi unde vă aflați. Deși nu există nimic magic în săptămână ca unitate de timp, a face o astfel de recenzie săptămânal pare să funcționeze cel mai bine - este un bloc de timp foarte adânc înrădăcinat în noi ca unitate de programare.Publicitate

Deși există o mulțime de variante pe tema recenziei. ideea de bază este aceeași, indiferent de sistemul la care te uiți. O analiză săptămânală se rezumă la trei întrebări:

1. Ce trebuie să fac în săptămâna viitoare?
2. Ce fac greșit care trebuie remediat?
3. Ce lucruri noi ar trebui să fac pentru a-mi duce viața în direcția în care vreau să meargă?

Pregătirea pentru recenzie

În timp ce unii oameni reușesc să facă ok făcând recenzia lor ori de câte ori găsesc timp, pentru majoritatea oamenilor, a avea un timp dedicat pentru o recenzie în fiecare săptămână va fi mult mai fructuos. Ar trebui să fie un obicei, o întâlnire obișnuită pe care o ții cu tine.

• Programează-ți recenzia săptămânală în calendarul dvs. Alocați-vă cel puțin o oră, de preferință două.
• Termină-ți toată munca înainte de începerea revizuirii.
• Fă-te comod. S-ar putea să doriți să mergeți undeva unde nu vă asociați cu munca.
• Luați 5-10 minute de liniște. Meditați, doodle sau pur și simplu priviți la cap - orice este nevoie pentru a pune un tampon între dvs. și lucrurile dvs. de zi cu zi.
• Aveți ceva de scris în / pe.
• Asigurați-vă că nu veți fi deranjați. Acesta este timpul tău!

Revista săptămânală GTD

Am scris deja o imagine de ansamblu destul de amănunțită a recenziei săptămânale, așa cum a fost definită de David Allen, așa că voi începe prin a repeta ceea ce am spus acolo. Potrivit lui Allen, o revizuire săptămânală ar trebui să conțină următorii pași:Publicitate

1. Adunați toate hârtiile libere și introduceți-le în căsuța de e-mail pentru procesare.
2. Procesați-vă notele pentru a culege orice element de acțiune, întâlniri, proiecte noi etc.
3. Examinați datele calendaristice anterioare pentru a vă reaminti orice idei, sarcini etc. pe care s-ar putea să nu le fi captat în acel moment.
4. Examinați calendarul dvs. viitoare pentru a vedea dacă există acțiuni noi pe care trebuie să le adăugați la liste.
5. Goleste-ti capul. Scrieți tot ce vă stă în minte sau care vă atrage atenția.
6. Examinați listele de proiecte pentru a determina starea fiecărui proiect și dacă trebuie să întreprindeți acțiuni pentru a avansa fiecare dintre acestea.
7. Examinați următoarele liste de acțiuni. Actualizați-le marcând orice acțiuni pe care le-ați efectuat deja. Utilizați acțiunile finalizate ca declanșatoare pentru a vă reaminti orice alte etape pe care trebuie să le întreprindeți, nu că este efectuată o acțiune.
8. Examinați listele de așteptare. Adăugați urmăriri adecvate listelor dvs. de acțiuni. Bifați orice ați primit deja.
9. Examinați toate listele de verificare relevante.
10. Examinați-vă într-o zi / poate lista și decideți dacă există ceva ce sunteți gata să treceți la lista dvs. de proiecte active.
11. Examinați fișierele de asistență pentru proiect pentru a vă asigura că nu ați ratat nicio acțiune nouă pe care trebuie să o întreprindeți.
12. Fii creativ și curajos. Aceasta este cea mai grea și mai slab descrisă parte a procesului în cărțile lui Allen, ceea ce este prea rău, deoarece aici se întâmplă magia. După ce ți-ai curățat mintea de tot ce trebuie să faci în acest moment, fă-ți timp să visezi idei noi - riscante, creative, etc. În esență, o sesiune de brainstorming în formă liberă în jurul subiectului a ceea ce aș putea face?

Acești pași urmează un format în trei etape:

1. Fii clar: Legați orice capete libere din săptămâna anterioară, astfel încât să puteți întoarce ochii spre viitor.
2. Obțineți curent: Planificați pașii pe care trebuie să îi parcurgeți săptămâna viitoare pentru a avansa orice proiecte la care lucrați în prezent.
3. Fii creativ: Gândiți-vă și începeți să planificați lucruri pe care le-ați putea face pentru a vă mișca viața într-o nouă direcție sau pentru a vă avansa peste nivelul actual.

O altă abordare a recenziei săptămânale

Prefer să mă gândesc la recenzia mea săptămânală ca la un set de întrebări la care să răspund, mai degrabă decât la un set de pași de parcurs. În timp ce încă încerc să fac o recenzie săptămânal (la fiecare două săptămâni pare să fie mai practic pentru mine, totuși), fac și câteva mini-recenzii, deoarece timpul îmi permite între recenziile complete.

O mini-recenzie constă din doar câteva întrebări:Publicitate

1. Ce trebuie să lucrez în următoarele zile?
2. Ce termene am de urmat?
3. Există proiecte noi la care am timp să încep să lucrez?

Fac asta cu Moleskine în fața mea, enumerând sarcinile pe măsură ce cred în fiecare dintre aceste întrebări. (Mai târziu, le voi transfera în sistemul meu de gestionare a sarcinilor - o mini-revizuire este, pentru mine, mai degrabă un fel de captură decât procesare.)

Scopul mini-recenziei este doar să mă asigur că rămân pe drumul cel bun și nu las să cadă nimic important prin crăpături. Când mă așez pentru a face o recenzie completă, sunt mai preocupat de modul în care viața mea merge în general. Revizuirea completă constă din următoarele întrebări:

1. Ce trebuie să lucrez în următoarele zile?
2. Ce termene am de urmat?
3. Există proiecte noi la care am timp să încep să lucrez?
4. Ce a greșit în ultima săptămână? Ce lecții pot învăța din asta?
5. Ce s-a întâmplat în ultima săptămână? Cum pot să mă asigur că se întâmplă mai multe dintre acestea?
6. Cât de bine țin pasul cu toate îndatoririle și obligațiile mele?
7. Pentru ce trebuie să fiu pregătit?
8. De ce fel de ajutor am nevoie?
9. Tot ceea ce fac contribuie la avansarea mea către obiectivele mele? Ce pot face cu lucrurile care nu sunt?
10. Sunt mulțumit de locul unde mă aflu? Ce aș vrea să schimb?
11. Care sunt obiectivele mele pentru săptămâna viitoare? Lună? 90 de zile?

Îmi place formatul de întrebare / răspuns mai bine decât pas cu pas al lui Allen, deoarece a) Oricum fac majoritatea lucrurilor practice zilnic și b) Îmi place că accentul (majorității) acestor întrebări sunt eu, mai degrabă decât lucrurile mele.Publicitate

Acesta este scopul revizuirii, la urma urmei - nu pentru a ține pasul cu lucrurile pe care ar trebui să le faceți, ci pentru a vă înregistra cu sine. Și asta este important - tindem să rezistăm să ne uităm prea atent la noi înșine, fie pentru că se simte egoist sau narcisist, fie pentru că ne este teamă de ceea ce vom găsi dacă ne uităm prea atent .

Dacă sună prea moale pentru tine, atunci probabil că ai nevoie de el mai mult decât majoritatea. Pentru că, așa cum tot spun, scopul tuturor acestor lucruri de productivitate nu este să faci mai mult. Este să duci o viață mai bună.