Scrierea scrisorilor de afaceri este ceva ce trebuie să facem cu toții din când în când, dar de obicei nu primim nicio pregătire în școală despre cum să o facem de fapt. Dacă greșești în formatul scrisorilor te poate face să arăți neglijent și neprofesionist, dar odată ce obții elementele de bază și ai câteva exemple de la care poți lucra, facilitează scrierea scrisorilor de afaceri.

Care este cel mai mare nu-nu când scrii o scrisoare?

Probabil că cea mai comună problemă pe care o au oamenii atunci când scriu scrisori de afaceri este utilizarea unui format necorespunzător de scrisoare.^[1]În acest format există câteva opțiuni, dar în cea mai mare parte așa se face.

În partea de sus a scrisorii dvs. ar trebui să fie informațiile dvs. de contact: numele, compania (dacă este cazul), adresa și numărul de telefon. Unii oameni și-au pus și adresa de e-mail aici.

Urmează data și persoana pe care scrieți informațiile de contact: numele, compania și adresa.

Apoi va avea loc un salut - de obicei ceva de-a lungul liniei Stimate domn / doamnă. Jones. Urmează corpul scrisorii, apoi o închidere (Cu stimă, Cel mai bun, orice vrei) și câteva rânduri goale urmate de semnătura ta dactilografiată. Când tipăriți scrisoarea, o puteți semna cu cerneală.

Odată ce ai formatul în jos, conținutul poate fi încă puțin complicat. Indiferent dacă scrieți o scrisoare de demisie sau o scrisoare de recomandare, există câteva reguli de bază pe care le puteți urma. Iată o privire asupra a 10 tipuri diferite de scrisori de afaceri pe care ar trebui să le scrieți,^[2]formatul literelor pentru fiecare și un exemplu pe care îl puteți utiliza ca șablon.

Scrisoare de reclamație: exprimă dezamăgirea

O modalitate de a vă exprima în mod formal dezamăgirea într-o experiență, de a raporta un serviciu deficitar pentru clienți sau de a informa o companie că produsele lor nu au îndeplinit așteptările.

Niste sfaturi: Publicitate

• Nu vă emoționați sau nu vă supărați; spune doar faptele.
• Fii cordial, profesionist și scurt. Anunțați-i ce s-a întâmplat și ce ați dori să facă pentru a face corect.
• Închideți oferindu-le un termen limită pentru a răspunde înainte de a implica un mediator terț sau avocat.

Exemplu de scrisoare de reclamație | Comisia Federală pentru Comerț

Scrisoare de ajustare: explicați și cereți scuze

Dacă vă aflați în partea de afaceri a unei scrisori de reclamație, va trebui să răspundeți cu o scrisoare proprie. O scrisoare de ajustare bună vă poate ajuta să păstrați un client fidel; unul rău s-ar putea răspândi ca focul pe internet.

Niste sfaturi:

• În majoritatea cazurilor, veți dori să vă cereți scuze că compania dvs. nu a îndeplinit așteptările.
• Anunțați-le ce faceți pentru a face corect sau explicați de ce nu faceți ceea ce a cerut clientul dacă este necesar.
• Fii profesionist, concis, prietenos și apologetic.

Exemple de litere de ajustare | OfficeWriting.com

Scrisori de vânzări: Creșteți gradul de conștientizare și promovați produsele

Scrisorile scrise pentru a solicita afaceri sunt încă importante pentru creșterea gradului de conștientizare a companiei dvs. sau a produselor / serviciilor în rândul potențialilor clienți.

Niste sfaturi:

• Ține-l scurt.
• Faceți-o despre ei, dar nu despre dvs. sau despre compania dvs.
• Chemați la acțiune, spuneți-le ce să facă și cum să o facă.
• Dacă doriți, puteți include și următorii pași sau acțiuni de urmărire.

Șabloane de scrisori de vânzare | Letters.org

Publicitate

Scrisoare de anchetă: Căutați informații

Scrieți acest tip de scrisoare atunci când căutați informații, cum ar fi o cerere de interviu, o cerere pentru un catalog sau o cerere pentru un document public.

Niste sfaturi:

• Fii specific și scurt; face mai ușor pentru persoana care poate urmări orice ai nevoie pentru tine.
• Furnizarea de context și de fundal poate fi utilă, dar nu întreaga poveste a motivului pentru care aveți nevoie de un document.
• Fii politicos și arată-ți recunoștința.
• Dacă întrebați despre posibilitatea de a lucra, utilizați format scrisoare de intentie .

Șabloane de scrisori de cerere | Exemple de șabloane

Scrisoare de confirmare: indicați mesajul primit

Scrisorile de confirmare indică faptul că ați primit ceva (cum ar fi un loc de muncă sau o cerere de bursă sau materiale de vânzare), dar nu ați luat neapărat măsuri încă.

Niste sfaturi:

• Fii scurt.
• Dacă există informații pe care trebuie să le cunoască fiecare persoană care a trimis informații, cum ar fi momentul în care va fi luată o decizie cu privire la angajarea pentru un post, includeți și acestea.
• Poate fi folosit pentru a mulțumi cuiva pentru că a donat pentru cauză, așa că includeți în scrisoare cu orice atașament.

Scrisori de confirmare pentru fiecare ocazie | Template.net

Scrisoare de urmărire: Îndepărtați și reamintiți

O scrisoare de urmărire este un fel de împingere a oamenilor pentru a se asigura că au primit o scrisoare inițială și pentru a le reaminti ce doriți să facă. Acestea sunt adesea trimise după o scrisoare de vânzare, o scrisoare de introducere sau o scrisoare care solicită informații.

Niste sfaturi: Publicitate

• Fii scurt pentru a reaminti destinatarului cine ești, ce și când ai solicitat.
• Includeți termenul dacă nota inițială nu a făcut-o.
• Includeți un îndemn la reamintire.

Șabloane de urmărire de tot felul | Scrie Express

Scrisoare de comandă: Plasați o comandă

O modalitate formală de a plasa o comandă.

Niste sfaturi:

• Fii concis și precis.
• Asigurați-vă că includeți toate informațiile de care ar avea nevoie o persoană pentru a plasa o comandă pentru dvs.
• Includeți toate informațiile de expediere și metoda de plată.
• Arată-ți recunoștința.
• Furnizați informații de contact pentru urmărire.

Comandați mostre de scrisori | Cum se scrie o scrisoare

Scrisoare de intentie: Prezenta-te pentru un loc de munca

O scrisoare de intentie este o modalitate de a te prezenta, mai ales cand aplici pentru un loc de munca.

Niste sfaturi:

• Menționează slujba pentru care aplici chiar din față. Nu trebuie să fii fantezist.
• Acoperiți doar câteva puncte relevante din CV-ul dvs., în special orice experiență conexă.
• Nu uitați să menționați și abilitățile dvs. soft (de ex. Abilități de comunicare, abilități de conducere).
• Includeți informații de contact și puneți-vă la dispoziție pentru a răspunde la orice întrebări pe care managerul angajator le-ar putea avea.

Format scrisoare de intentie | Monstru

Publicitate

Scrisoare de recomandare: Ajutor sau referință pe cineva pentru aplicațiile lor

Acest tip de scrisoare este adesea scris de un profesor pentru a ajuta un student care solicită o bursă sau un stagiu sau pentru admiterea într-o școală sau program. De asemenea, ați putea scrie unul pentru a recomanda pe cineva pentru o slujbă, o părtășie sau o altă oportunitate.

Niste sfaturi:

• Fii sincer cu privire la persoana despre care scrii.
• Nu gurați și nu acceptați să scrieți o scrisoare pentru cineva pe care nu l-ați sprijini sau pe care nu îl cunoașteți prea bine.
• Folosiți exemple specifice pentru a evidenția abilitățile și abilitățile persoanei.
• Scrie ceva despre motivul pentru care ai da această oportunitate persoanei despre care scrii.
• Mulțumiți cititorului pentru timpul acordat și includeți informații de contact dacă au întrebări.

Exemplu de scrisoare de recomandare | muza

Scrisoare de demisie: demisionează dintr-o funcție

Nu renunțați la îndemnurile pe care le-ați putea trimite pentru a trimite o scrisoare de demisie incendiară; nu știi niciodată când s-ar putea să te croiești din nou cu acești oameni.

• Păstrați-l scurt și la obiect: Această scrisoare servește ca o notificare că renunț la funcția mea ca x efectiv x. Mulțumesc pentru oportunitate spune destul.
• Luați în considerare cuvintele dvs. cu mare atenție dacă vă aflați într-o poziție de profil înalt și este probabil ca scrisoarea dvs. să fie publicată public.
• Puteți include un motiv dacă doriți, dar nu este necesar.
• Mulțumește șefului tău și / sau companiei pentru oportunitățile pe care le-ai avut acolo.

Scrisori de demisie din mai multe scopuri / motive | balanta

Pentru multe alte posibile scrisori de care ai putea avea nevoie în cariera ta de afaceri, verifică această listă exhaustivă din Balanta.

Credit foto recomandat: Flaticon prin flaticon.com

Referinţă