Lumea afacerilor de astăzi este aproape în întregime bazată pe informații. Fie că conduceți o afacere mică sau ocupați un mic colț al organigramei la o corporație multinațională masivă, sunt șanse ca cea mai mare parte a locului dvs. de muncă să conste în comunicarea cu alții, cel mai adesea în scris. Desigur, există e-mail și scrisoarea tradițională de afaceri, dar majoritatea oamenilor de afaceri sunt, de asemenea, chemați să scrie prezentări, note, propuneri, cerințe de afaceri, materiale de instruire, copii promoționale, propuneri de granturi și o gamă largă de alte documente.

Iată frecarea: majoritatea oamenilor de afaceri au puțină experiență în scris . În timp ce cei cu diplome în afaceri probabil au scris un pic de scriere la școală, rareori este stresat în programele de afaceri, iar învățarea de a scrie bine este cu greu forța motrice a dorinței celor mai mulți oameni de a merge la școala de afaceri. Cei fără studii universitare s-ar putea să nu fi fost niciodată împinși să scrie deloc, cel puțin de la școala publică.

Dacă sunteți una dintre multele persoane din afaceri pentru care scrisul nu a fost niciodată o preocupare majoră, ar trebui să știți acest lucru lipsa abilităților de scriere este un handicap din ce în ce mai mare cu fiecare an care trece . A petrece ceva timp pentru a-ți îmbunătăți scrierea poate duce la o îmbunătățire semnificativă a angajabilității și a perspectivelor promoționale. Nu există înlocuitor pentru practică, dar iată câteva indicații care vă vor pune pe drumul cel bun.Publicitate

1. Mai puțin este mai mult.

În scrierea de afaceri ca în practic orice alt tip de scriere, concizia contează. În mod ironic, pe măsură ce informațiile scrise devin din ce în ce mai importante pentru buna funcționare a întreprinderilor, oamenii sunt din ce în ce mai puțin dispuși să citească. Din ce în ce mai mult, revistele și alte puncte de vânzare care foloseau funcții de 2.000 de cuvinte se reduc la schițe de 500 de cuvinte. Folosește cuvintele cu moderație, decupează proza ​​floridă și evită propozițiile lungi și șerpuitoare. În timp ce Zorro l-a învățat pe fiul său, Intră, fă-ți Z și ieși! - ajunge direct la subiect, spune ceea ce vrei să spui și termină cu asta.

2. Evitați jargonul.

Toată lumea din afaceri urăște scrisul de afaceri, toate acele soluții de cer albastru și acele sinergii strategice care, în cele din urmă, nu înseamnă nimic; brainstorming-ul și oportunitățile de a lucra împreună sunt mai semnificative, fără a părea ridicol. Deși uneori jargonul este inevitabil - într-un document de cerințe de afaceri sau în specificații tehnice, de exemplu - încercați să utilizați un limbaj mai simplu. Chiar și pentru oamenii din același domeniu ca dvs., jargonul este adesea ineficient - ochiul alunecă chiar dincolo de el, fără a prinde cu adevărat sensul. Există un motiv pentru care jargonul este atât de des folosit atunci când un scriitor dorește nu spune ceva. Publicitate

3. Scrie o dată, verifică de două ori.

Citiți corect imediat după ce scrieți, apoi din nou ore sau, mai bine, câteva zile mai târziu. Nimic nu este mai jenant decât o greșeală de tipar prost într-un document altfel fin. Este greu de corectat - se întâmplă greșeli de scriere! - dar oamenii te judecă oricum pentru acele greșeli și dur. Cu excepția cazului de urgență directă, acordați-vă întotdeauna timp să vă lăsați scrisul deoparte și reveniți la el mai târziu. Creierul este dificil și va ignora erorile pe care tocmai le-a făcut; ceva timp lucrând la altceva vă va oferi detașamentul de care aveți nevoie pentru a prinde acele erori înainte ca altcineva să le citească.

4. Scrie o dată, verifică de două ori.

Știu, tocmai am spus asta, dar mă refer la altceva aici. Pe lângă detectarea greșelilor de tipar și a altor erori, a pune un timp între scriere și reluarea lucrării vă poate ajuta să prindeți erori de ton care altfel ar putea să vă scape și să vă provoace probleme . De exemplu, când suntem supărați sau supărați, scriem adesea lucruri pe care nu vrem să le citească altcineva. Asigură-te că lucrarea ta spune ce vrei să spună, cum vrei să o spună, înainte de a o lăsa să ajungă la publicul său.

5. Acordați o atenție specială numelor, titlurilor și sexelor.

OK, există un lucru mai jenant decât o greșeală de scriere: apelarea constantă a domnului Smith la doamna Smith pe tot parcursul unui document. Dacă nu sunteți pozitiv în ceea ce privește ortografia numelui cuiva, titlul postului (și ce înseamnă) sau sexul acestuia, fie a) consultați cu cineva care știe (cum ar fi asistentul lor), fie b) în cazul genului , utilizați un limbaj neutru în funcție de gen. Ei și alții devin rapid pronume singulare neutre de gen, absolut acceptabile, în ciuda a ceea ce ar putea spune profesorul tău de gramatică și gramatica nazistă de sine de pe hol.Publicitate

6. Salvați șabloanele.

Ori de câte ori scrieți o scrisoare, un e-mail, o notă sau un alt document deosebit de bun, dacă există cea mai mică șansă să scrieți un document similar în viitor, salvați-l ca șablon pentru utilizare ulterioară. Deoarece grăbirea prin scriere este una dintre principalele cauze ale greșelilor de tipar și ale altor erori, economisirea de timp prin utilizarea unui document pre-scris vă poate scuti de jenarea unor astfel de erori . Asigurați-vă că eliminați orice informații specifice - nume, companii etc. - înainte de a le reutiliza - nu doriți să trimiteți o scrisoare către domnul Sharif care să fie adresată doamnei O'Toole!

7. Fii profesionist, nu neapărat formal.

Există tendința de a considera că toate comunicările de afaceri sunt formale, ceea ce nu este necesar sau chiar foarte productiv. Limbajul formal este în regulă pentru documentele legale și cererile de locuri de muncă, dar la fel ca jargonul devine adesea invizibil, mai degrabă ascuns decât dezvăluind semnificația acestuia. În același timp, amintiți-vă asta informal nu ar trebui să însemne neprofesionist - păstrați din comunicările dvs. de afaceri comentariile personale, glumele decolorate și bârfele zgârcite. Amintiți-vă că multe întreprinderi (posibil a dvs.) sunt obligate prin lege să păstreze copii ale tuturor corespondenței - nu trimiteți prin e-mail, nu trimiteți prin e-mail sau nu circulați nimic din ceea ce nu v-ați simți confortabil dacă ați citit în dosar într-un proces public.

8. Amintiți-vă cele 5 W (și H)

La fel ca știrile unui jurnalist, comunicările dvs. ar trebui să răspundă la toate întrebările relevante pentru publicul dvs.: cine? Ce? Cand? Unde? De ce? si cum? De exemplu, cui este această notă relevantă, ce ar trebui să știe, când și unde se va aplica, de ce este importantă și cum ar trebui să utilizeze aceste informații? Folosiți formula 5W + H pentru a încerca să anticipați orice întrebări ar putea pune și cititorii dvs.Publicitate

9. Chemarea la acțiune.

Conținutul documentelor pur și simplu informativ este rareori păstrat foarte bine. Majoritatea comunicărilor de afaceri sunt menite să atingă un anumit scop, deci asigurați-vă că includ un apel la acțiune - lucru pe care cititorul îl așteaptă do . Chiar mai bine, ceva ce cititorul ar trebui să facă chiar acum . Nu lăsați în seama cititorilor dvs. să decidă ce să facă cu orice informații pe care le-ați furnizat - cei mai mulți nici măcar nu se vor deranja și destul de mulți dintre cei care o fac vor greși că veți avea o mizerie pe mâini înainte de prea mult timp.

10. Nu da prea multe alegeri.

În mod ideal, nu dați niciunul. Dacă doriți să setați o oră pentru o întâlnire, acordați o singură oră și rugați-i să confirme sau să prezinte o altă oră. Cel mult, dați două opțiuni și cereți-le să aleagă una. Prea multe alegeri duc adesea la paralizia deciziei, care în general nu este efectul dorit.

11. Ce conține cititorii dvs.?

O piatră de temelie a scrierii eficiente este descrierea beneficiilor, nu a caracteristicilor. De ce ar trebui să aibă grijă un cititor? De exemplu, nimănui nu-i pasă că Windows 7 poate rula în modul pe 64 de biți - ceea ce le pasă este că poate gestiona mai multă memorie și, astfel, să ruleze mai repede decât sistemul de operare pe 32 de biți. 64 de biți este o caracteristică; să mă las să-mi fac munca mai repede este avantajul. Beneficiile îi atrag pe cititori, deoarece, în mod firesc, sunt cei mai preocupați să afle cum își pot face viața mai ușoară sau mai bună. Publicitate

12. Angajați un freelancer.

Nu un sfat de scris în sine , Știu, dar totuși sfaturi bune. Cel mai probabil, scrisul nu este costumul tău puternic - dacă este important, angajează pe cineva pentru care scrie este costumul lor puternic. S-ar putea să credeți că profesioniștii independenți sunt doar pentru materiale de marketing, dar asta nu este adevărat - un bun scriitor independent poate produce note, manuale de instruire, scrisori interne, buletine informative corporative, postări de blog, intrări în wiki și aproape orice alt tip de scriere la care vă puteți gândi . În funcție de nevoile dvs., puteți lucra la fermă după cum este necesar sau puteți muta un freelancer într-o cabină la fața locului sau puteți stabili orice alte aranjamente se potrivesc cel mai bine nevoilor dvs. Așteptați-vă să plătiți cel puțin 30 USD pe oră și, mai probabil, 50 USD - 125 USD pe oră, pentru o scriere bună - oricine care percepe mai puțin este fie nu foarte bun, fie nu prea priceput în afaceri. (Aceste tarife sunt pentru scriitorii din zonele de metrou din SUA - tarifele pot diferi în alte părți ale lumii.)

Scrierea grozavă poate necesita un talent pe care puțini dintre noi îl avem, dar efectiv scrisul este o abilitate de învățat. Dacă scrierea companiei dvs. nu este la îndemână, urmați sfaturile de mai sus și vedeți dacă nu o puteți îmbunătăți. Dacă scrierea ta face treceți la adunare, ce zici de lăsat un sfat sau două în comentariile de mai jos?