Toți managerii și liderii trebuie să stăpânească arta procesului de delegare. Înțelegerea modului și momentului în care să alocăm responsabilitatea altora este esențială pentru menținerea unui nivel ridicat de productivitate, atât la nivel personal, cât și organizațional. Delegarea sarcinilor este, de asemenea, esențială pentru o conducere eficientă.

A învăța cum să delegați este să construiți o echipă coezivă și eficientă care să respecte termenele limită. Mai mult, știind când și cum să delegați munca vă va reduce volumul de muncă, îmbunătățind astfel starea de bine la locul de muncă și sporind satisfacția dvs. la locul de muncă. Din păcate, mulți lideri nu știu cum să delege corect sau ezită să facă acest lucru.

În acest ghid, veți descoperi ce presupune cu adevărat delegarea, cum beneficiază delegarea sarcinilor echipa dvs. și cum să atribuiți sarcini în mod eficient.

Cuprins

1. Importanța delegării
2. De ce oamenii se tem să delege sarcini?
3. Diferența dintre delegare și alocare
4. Cum să delegați eficient sarcinile
5. Linia de fund
6. Mai multe sfaturi pentru un leadership productiv

Importanța delegării

Un bun lider știe să delege. Când delegați o parte din munca dvs., vă eliberați timpul și obțineți mai mult în fiecare zi.

Delegația eficientă promovează, de asemenea, productivitatea și gestionarea bună a timpului în cadrul unei echipe, bazându-se pe setul de abilități existente al membrilor săi și permițându-le să dezvolte noi cunoștințe și competențe pe parcurs. Rezultatul este o echipă mai flexibilă, care poate împărtăși roluri atunci când apare nevoia^[1].

Când sunteți dispus să delegați, promovați o atmosferă de încredere și încredere. Acțiunile tale trimit un semnal clar: în calitate de lider, ai încredere în subordonații tăi pentru a obține rezultatele dorite. Drept urmare, ei vor ajunge să se gândească la tine ca la un lider simpatic și eficient, care își respectă abilitățile și nevoile.

Delegația nu se referă la lătratul ordinelor și la speranța că personalul dvs. se încadrează în linie. Sarcina unui manager este să obțineți tot ce este mai bun de la cei aflați sub supravegherea lor și, făcând acest lucru, maximizând productivitatea și profitul ^[Două].

Iată un exemplu de delegare greșită:Publicitate

Delegarea atentă ajută la identificarea și valorificarea punctelor tari și punctelor slabe ale membrilor echipei. Delegația sporește, de asemenea, angajamentul angajaților, deoarece demonstrează că managerii sunt interesați să se bazeze pe talentele lor.^[3]

De ce oamenii se tem să delege sarcini?

Delegarea crește productivitatea, dar nu toți managerii sunt dispuși sau pot delega.^[4]De ce? Iată câteva motive frecvente:

• Resentia ideea că altcineva ar putea obține creditul pentru un proiect.
• Sunt dispuși să delege în principiu, dar se tem că echipa lor nu va putea să se descurce cu mai multe responsabilități.
• Ei suspectează că personalul lor este deja suprasolicitat și se simte reticent în a-și spori povara.
• Bănuiesc că este mai simplu și mai rapid doar să facă o sarcină singură.
• Nu le place ideea de a renunța la sarcinile pe care le face plăcere.
• Se tem că, dacă delegă responsabilitatea, propriul manager va ajunge la concluzia că nu-și poate suporta volumul de muncă.

Diferența dintre delegare și alocare

Majoritatea oamenilor consideră că delegarea și alocarea sunt sinonime, dar trebuie făcută o distincție importantă între cele două.^[5]

Când alocați o sarcină, îi instruiți doar unui subordonat să efectueze o acțiune specifică. Le spui ce să facă și ei o fac - este atât de simplu.

Pe de altă parte, delegarea implică transferul unei părți din munca ta către o altă persoană. Nu primesc doar un set de instrucțiuni.Partea importantă este că acestea sunt plasate într-un rol care necesită luarea deciziilor și răspunderea pentru îndeplinirea sarcinii.^[6]

Cum să delegați eficient sarcinile

Deci, care este cel mai bun mod de a delega munca, astfel încât să puteți combate frica delegării, să construiți o echipă eficientă și să lucrați mai repede? Iată un ghid pas cu pas:

1. Știți când să delegați

Înțelegând cât de mult trebuie să păstrați controlul asupra unei situații, puteți determina cea mai bună strategie pentru abilitarea lucrătorilor. Există 7 niveluri de delegare care oferă lucrătorilor diferite grade de responsabilitate.Publicitate

Acest scurt videoclip explică aceste niveluri și oferă exemple de când este potrivit să le folosiți pe fiecare:

Delegarea are loc de-a lungul unui spectru. Cel mai scăzut nivel de delegare se întâmplă atunci când le spui altora ce trebuie să facă. Oferă puține oportunități angajaților de a încerca noi abordări. Cea mai împuternicitoare formă de delegare apare atunci când ești capabil să renunți la cea mai mare parte a controlului asupra proiectului către angajat.

Știind cum să delegați munca vă ajută să înțelegeți cum să conectați oamenii cu sarcini care utilizează cel mai bine talentele lor. Când se face corect, vă asigură că veți obține cel mai bun rezultat final.^[7]

Când decideți cum să delegați munca, puneți următoarele întrebări:

• Trebuie să fii responsabil de această sarcină sau altcineva o poate duce la capăt?
• Acest lucru necesită atenția dvs. pentru a avea succes?
• Această lucrare va ajuta un angajat să-și dezvolte abilitățile?
• Ai timp să înveți pe cineva cum să facă treaba asta?
• Vă așteptați ca sarcinile de această natură să se repete în viitor?

2. Identificați cea mai bună persoană pentru slujbă

Trebuie să treceți torța către membrul echipei potrivit pentru ca delegarea să funcționeze. Scopul tău este să creezi o situație în care tu, compania ta și angajatul să ai o experiență pozitivă.

Gândiți-vă la abilitățile membrilor, echipa, disponibilitatea de a învăța și stilurile și interesele lor de lucru.Persoana pe care ați delegat-o va putea efectua munca mai eficientdacă sunt capabili, coachable și interesați. Când este posibil, oferiți unui angajat șansa de a juca la punctele forte.

Muncitorii fără experiență pot avea nevoie de mai multe îndrumări decât veteranii experimentați. Dacă nu aveți timp să setați noul angajat pentru succes, nu este corect să delegați acestora.

De asemenea, trebuie să luați în considerare cât de ocupați sunt angajații dvs. Ultimul lucru pe care doriți să-l faceți este să copleșiți pe cineva acordându-i prea multe responsabilități.Publicitate

3. Spuneți și vindeți pentru a obține buy-in-ul membrilor

După ce ați găsit persoana perfectă pentru acest loc de muncă, trebuie totuși să-i determinați să își asume noua responsabilitate. Anunță-i de ce i-ai ales pentru slujbă.^[8]Când le arăți altora că le susții creșterea, aceasta construiește o cultură a încrederii. Angajații care văd sarcinile delegate ca oportunități sunt mai susceptibili de a fi investiți în rezultat.

Când lucrați cu angajați mai noi, exprimați-vă dorința de a oferi sprijin și feedback permanent. Pentru angajații experimentați, țineți cont de gândurile și experiențele lor.

4. Fii clar și specific despre lucrare

Este esențial să le explicați angajaților de ce este necesar proiectul, la ce vă așteptați de la ei și când este necesar.^[9]Dacă știu la ce vă așteptați, vor avea mai multe șanse să livreze.

Stabilind așteptări clare, îi ajutați să planifice cum să îndeplinească sarcina. Configurați etapele proiectului, astfel încât să puteți verifica progresul fără micromanagement. Dacă angajații dvs. au probleme cu îndeplinirea unei etape, aceștia mai au timp să se corecteze, înainte ca produsul final să fie dat.

Acest tip de responsabilitate este utilizat în mod obișnuit în universități. Dacă studenții știu doar data scadenței și cerințele de bază pentru completarea lucrărilor de cercetare majore, ar putea amâna munca până la ora a unsprezecea. Multe programe solicită studenților să se întâlnească săptămânal cu consilierii pentru a obține îndrumări, structura adreselor și elaborarea problemelor în metodele lor înainte de termenele limită. Aceste măsuri au pregătit elevii să reușească, oferindu-le în același timp spațiul pentru a produce o muncă excelentă.

5. Sprijiniți-vă angajații

Pentru a vedea cele mai bune rezultate posibile ale delegării, subordonații dvs. au nevoie de resurse și sprijin de la dvs. Conectați-le cu instruire și materiale pentru a dezvolta abilități pe care nu le au deja.^[10]

Este posibil să dureze mai mult timp pentru ca resursele să fie disponibile, dar veți economisi timp dacă lucrați corect. Pentru sarcini recurente, acest antrenament se plătește în mod repetat.

Uneori, angajații au nevoie de ajutor pentru a vedea ce fac bine și cum se pot îmbunătăți. Oferirea și primirea de feedback este o parte esențială a delegării sarcinilor. Aceasta este, de asemenea, o modalitate bună de a monitoriza sarcinile delegate ca lider. Deși puteți urmări progresul sarcinilor, nu sunteți micro-gestionare angajații.Publicitate

De-a lungul proiectului, întrebați periodic angajații dvs. dacă au nevoie de sprijin sau de clarificări. Arătați clar că aveți încredere în ei să facă treaba și doriți să le creați un spațiu pentru a le pune întrebări și a oferi feedback. Acest feedback vă va ajuta să rafinați modul în care delegați munca.

6. Arată-ți aprecierea

În timpul înregistrărilor periodice, recunoașteți câștigurile pe care le-ați văzut până acum în proiect. Recunoașteți că angajații dvs. fac progrese în direcția obiectivului. Principiul progresului stabilește cât de important este să sărbătorim mici victorii pentru a menține angajații motivați.^[unsprezece]Lucrătorii vor fi mai eficienți și mai dedicați dacă știu că le observați eforturile.

Recunoașterea angajaților atunci când fac bine îi ajută să înțeleagă calitatea muncii pe care o așteptați. Îi face mai predispuși să dorească să lucreze din nou cu dvs. la proiecte viitoare.

Linia de fund

Acum, că știți exact ce înseamnă delegarea și tehnicile de delegare a muncii în mod eficient, sunteți într-o poziție excelentă de a vă simplifica sarcinile și de a stimula productivitatea în echipa dvs.

A delega înseamnă a acorda autonomie și autoritate altcuiva, astfel ușurându-ți propriul volum de muncă și construind o echipă bine rotunjită, bine utilizată.

Abilitățile de delegare ar putea părea complicate sau înfricoșătoare, dar devine mult mai ușor cu timpul. Începeți mic delegând câteva decizii membrilor echipei dvs. în săptămâna următoare sau două.

Mai multe sfaturi pentru un leadership productiv

• Delegarea muncii: ce să delegați și ce să nu?
• 10 moduri de a îmbunătăți abilitățile de gestionare a echipei și de a spori performanța
• Leadership vs Management: Este unul mai bun decât celălalt?

Credit foto recomandat: CoWomen prin unsplash.com

Referinţă