Cu toții avem acele zile în care finalizarea sarcinilor atribuite pare dincolo de atingere. Cu tentația rețelelor de socializare, a jocurilor mobile și a internetului în general - ca să nu mai vorbim de agitația constantă a oamenilor din birou - este ușor să cazi pradă perturbărilor și distragerilor la locul de muncă.

Deci, ce putem face în legătură cu asta? Cum să fii productiv la locul de muncă?

Deși nu avem un sistem infailibil care poate elimina complet perturbările și devierile, avem 9 reguli de bază care pot fi aplicate pentru a contribui la creșterea nivelului de productivitate.

Continuați să citiți pentru a afla sfaturile noastre cu privire la productivitatea muncii.

Cuprins

1. Ce înseamnă să fii productiv?
2. 9 Reguli fundamentale despre cum să fii productiv la locul de muncă
3. Linia de fund
4. Mai multe sfaturi de productivitate

Ce înseamnă să fii productiv?

Cum să fii productiv la locul de muncă? este întrebarea veche care afectează angajații și angajatorii deopotrivă din întreaga lume. Indiferent de locul în care lucrezi și de ceea ce faci, toată lumea caută mereu noi modalități de a fi mai eficienți și mai eficienți.

Dar ce presupune de fapt a fi productiv?

Finalizarea mai multor sarcini din listă sau lucrul mai multor ore nu înseamnă neapărat că sunteți mai productiv. Înseamnă doar că ești mai ocupat, iar productivitatea nu trebuie confundată cu ocuparea.

Productivitatea înseamnă obținerea de rezultate eficiente într-un timp cât mai scurt posibil, lăsându-vă mai mult timp pentru a vă bucura liber.

Implică să lucrezi mai inteligent, nu mai greu. Înseamnă procesele de rafinare, accelerarea fluxurilor de lucru și reducerea șanselor de întreruperi.

Productivitatea se realizează cel mai bine atunci când vă uitați la modul dvs. actual de lucru, identificând blocajele, defectele și obstacolele și apoi găsiți modalități de îmbunătățire.

9 Reguli fundamentale despre cum să fii productiv la locul de muncă

1. Evitați Multitasking-ul

Multitaskingul poate da impresia că mai multe sarcini pot fi îndeplinite pe măsură ce faceți mai multe lucruri simultan. Cu toate acestea, opusul este adevărat.Publicitate

Cercetările au arătat că încercarea de a face mai multe lucruri în același timp are o influență asupra productivității și că trecerea între sarcini poate costa până la 40% din timpul cuiva.^[1]Acest lucru se datorează faptului că concentrarea și concentrarea dvs. sunt în mod constant împiedicate din cauza nevoii de a comuta între sarcini.

Dacă aveți o mulțime de sarcini pe farfurie, stabiliți prioritățile și alocați suficient timp pentru fiecare sarcină. În acest fel, puteți lucra mai întâi la ceea ce este urgent și aveți suficient timp pentru a vă finaliza restul sarcinilor.

2. Dezactivați notificările

Potrivit unui sondaj Gallup, mai mult de 50% dintre proprietarii de smartphone-uri din SUA recunosc că și-au verificat telefoanele de câteva ori pe oră.^[Două]

Oprirea telefonului - sau cel puțin notificările - în timpul orelor de lucru este o modalitate bună de a vă împiedica să vă verificați telefonul tot timpul.

Același lucru este valabil și pentru computerul dvs. Dacă aveți privilegiul de a accesa rețelele sociale de pe desktopul de la serviciu, opriți notificările de acolo.

Un alt sfat bun este să vă deconectați de la conturile dvs. de socializare. Prin urmare, atunci când simțiți nevoia să o verificați, s-ar putea să vă lăsați influențați, deoarece pagina dvs. nu este atât de ușor accesibilă.

3. Gestionați întreruperile

Există anumite întreruperi în birou care sunt inevitabile, cum ar fi managerul dvs. care solicită o întâlnire rapidă sau colegul dvs. care solicită asistență. Pentru a face față acestui lucru, cea mai bună abordare este să știi cum să gestionezi întreruperile ca un profesionist.

Fii proactiv și informează oamenii din jurul tău cu privire la nevoia ta de concentrare. Activați starea ca ocupat / indisponibil în aplicația de chat de la serviciu.

Dacă sunteți într-un termen limită, anunțați-vă colegii că trebuie să vă concentrați și ați aprecia cu adevărat să nu fiți întrerupt pentru moment sau chiar să lucrați de acasă, dacă aceasta este o opțiune fezabilă pentru dvs.

Prin anticiparea și existența unui plan de gestionare a acestora, acest lucru vă va reduce șansele de a fi afectat de întreruperi.

4. Mănâncă broasca

Mark Twain a spus odată că:Publicitate

dacă este treaba ta să mănânci o broască, cel mai bine este să o faci la prima oră dimineața. Și dacă este treaba ta să mănânci două broaște, este mai bine să mănânci mai întâi pe cea mai mare.

Ceea ce înseamnă în principiu acest lucru este că ar trebui să scoateți din sarcină cea mai mare și mai urgentă sarcină.

Cu toții avem acea sarcină importantă și importantă pe care nu vrem să o facem, dar știm că trebuie să o facem, deoarece are cea mai mare consecință dacă nu o finalizăm.

Mănâncă broasca este o tehnică de productivitate care vă încurajează să vă îndepliniți mai întâi cea mai importantă, cea mai nedorită sarcină. Finalizarea acestei sarcini particulare înainte de orice altceva vă va oferi un sentiment imens de realizare. Acesta va seta mingea să se rostogolească pentru restul zilei și vă va motiva să vă îndepliniți cu nerăbdare celelalte sarcini.

5. Reduceți întâlnirile

Întâlnirile pot consuma mult timp, care este timpul care poate fi folosit pentru a face ceva util.

Trebuie să așteptați să sosească toată lumea, apoi, după ce plăcerile sunt îndepărtate, vă puteți bloca în cele din urmă. Și uneori, poate dura o oră întreagă pentru a rezolva o singură problemă.

Alternativa? Nu aranjați deloc o întâlnire. Veți fi surprins de câte lucruri pot fi rezolvate printr-un e-mail sau un apel telefonic rapid.

Dar asta nu înseamnă că ar trebui să eliminați complet întâlnirile. Există anumite circumstanțe în care discuțiile și negocierile față în față sunt încă necesare. Doar asigurați-vă că cântăriți opțiunile înainte.

Dacă este doar schimbul de informații, este mai bine să trimiteți un e-mail; dar dacă este necesară o brainstorming sau o discuție aprofundată, atunci o întâlnire personală ar fi cea mai bună.

6. Utilizați Instrumente

Să aveți instrumentele potrivite pentru a lucra este crucial, deoarece sunteți cu adevărat la fel de bun ca resursele pe care le aveți la dispoziție. Nu numai că veți putea îndeplini sarcinile cât mai eficient posibil, dar vor putea eficientiza procesele. Aceste procese sunt esențiale pentru o afacere, deoarece gestionează sarcini, mențin angajații conectați și dețin date importante.

Dacă sunteți managerul sau proprietarul companiei, asigurați-vă că echipa dvs. are instrumentele potrivite.Publicitate

Și dacă sunteți angajat și credeți că instrumentele pe care le aveți în prezent pentru a lucra nu sunt la înălțime, informați managerul. Un lider de echipă bun înțelege semnificația de a dispune de instrumentele potrivite și cum poate avea impact asupra productivității angajaților.

Câteva exemple de instrumente care ar putea fi utilizate:

Comunicare

• Slack pentru chat de echipă și colaborare.
• Samepage pentru software-ul de videoconferință.
• Zendesk pentru implicarea în serviciul clienți.

Managementul sarcinilor

• Zenkit pentru colaborare cu sarcini și proiecte.
• Wunderlist pentru enumerarea sarcinilor tale.
• Wekan pentru o opțiune open source.

Managementul bazei de date

• Zoho Creator pentru o bază de date online gratuită.
• Ninox pentru o varietate de șabloane.
• QuintaDB pentru un constructor de formulare web și CRM.

Urmărirea timpului

• Clockify pentru un tracker gratuit.
• TMetric pentru integrări ale spațiului de lucru.
• TimeCamp pentru prezența și monitorizarea productivității.

Puteți, de asemenea, să aruncați o privire la acestea Top 10 instrumente de productivitate pentru a vă ajuta să obțineți de 10 ori mai mult în mai puțin timp .

7. Declutter și Organizați

A avea un spațiu de lucru dezorganizat și aglomerat vă poate limita capacitatea de concentrare. Potrivit cercetătorilor, dezordinea fizică poate avea un impact negativ asupra capacității dvs. de concentrare și preluare a informațiilor.^[3]Motiv pentru care este important să vă păstrați mediul de lucru bine ordonat și fără dezordine.

Asigurați-vă că aveți propriul sistem de organizare, astfel încât să știți ce să faceți când documentele încep să se acumuleze.

A fi organizat vă va asigura, de asemenea, că știți unde puteți găsi articole de papetărie, instrumente sau documente adecvate atunci când aveți nevoie de ele. Un studiu din SUA relevă faptul că lucrătorul mediu poate pierde până la o săptămână pe an în căutarea unor obiecte deplasate.^[4]

Iată un ghid util pentru a vă ajuta să dezorganizați și să organizați: Cum să-ți descurci viața și să reduci stresul (ultimul ghid)

8. Luați pauze

A face pauze regulate este esențial pentru menținerea productivității la locul de muncă. Lucrul în fața unui computer poate duce la un stil de viață sedentar, care vă poate pune un risc mai mare de boli de inimă, diabet și obezitate. Chiar și un microbreak de 30 de secunde vă poate crește nivelul de productivitate cu până la 30%.

Pe lângă sănătatea ta fizică, pauzele sunt, de asemenea, cruciale pentru bunăstarea ta mentală și emoțională. Asta pentru că creierul tău este ca un mușchi, cu cât funcționează mai mult fără pauză, cu atât este mai ușor să se uzeze.

Asigurându-vă că efectiv faceți pauze vă poate împiedica să suferiți de oboseală decizională. De asemenea, poate ajuta la creșterea creativității.

Aruncați o privire la acest articol și aflați de ce ar trebui să începeți programarea timpului pentru pauze: Importanța programării perioadelor de nefuncționarePublicitate

9. Bea apă

Deși știm că ar trebui, este ușor să uităm să beți suficientă apă în timpul zilei de lucru.

Mulți dintre noi apelăm la ceai sau cafea pentru a ne lovi cu cofeina. Cu toate acestea, la fel ca și pauzele, apa potabilă este esențială pentru menținerea nivelului de productivitate la locul de muncă. Este simplu și eficient.

Nu puteți bea suficientă apă duce la deshidratare și, de asemenea, dureri de cap, oboseală și creștere în greutate.

Un sfat bun pentru a evita deshidratarea este să păstrați o sticlă de apă la birou, deoarece poate servi ca un memento pentru a bea în mod constant apă.

Dacă găsiți gustul apei puțin sumbru, adăugați niște fructe, cum ar fi castraveții sau lămâia, pentru a-i da un gust mai bun.

De asemenea, puteți obține mai multe idei despre cum să beți mai multă apă aici: Cum să beți mai multă apă (și de ce ar trebui)

Linia de fund

Cele 9 reguli de bază anterioare privind productivitatea muncii nu sunt cele mai importante. Tu și compania pentru care lucrați s-ar putea să aveți alte sfaturi despre modul în care productivitatea este cel mai bine crescută și menținută.

La urma urmei, este ceva ce poate fi perceput diferit în funcție de locul de muncă exact și de mediul de lucru.

Spunând că, totuși, cele 9 reguli de bază servesc ca o bază bună pentru oricine se află cedând perturbării și distragerii atenției și caută modalități de a le depăși.

Un sfat bun de reținut este că schimbarea nu are loc peste noapte. Începeți mic și fiți consecvenți . Dacă alunecați, purificați-vă și încercați din nou.

Dezvoltarea obiceiurilor se întâmplă treptat, așa că atâta timp cât țineți pasul cu aceasta, veți începe în curând să observați schimbările pe care le-ați făcut și, în cele din urmă, să vă bucurați de roadele muncii voastre.Publicitate

Mai multe sfaturi de productivitate

• Ghidul final pentru prioritizarea muncii și a vieții
• Cele mai bune 30 de cărți de productivitate pe care ar trebui să le citiți pentru a vă spori productivitatea
• 13 strategii pentru a vă începe productivitatea
• Arta atentă a delegării

Credit foto recomandat: Cathryn Lavery prin unsplash.com

Referinţă