15 CELE MAI BUNE SFATURI DE ORGANIZARE PENTRU ORGANIZAREA BIROULUI ȘI REALIZAREA MAI MULTOR LUCRURI

S-ar putea să credeți că nu aveți timp pentru organizarea biroului, dar dacă ați ști cu adevărat cât timp v-a costat această dezorganizare, ați reconsidera.

Rearanjarea și mișcarea grămezilor ocazional nu contează. Nici degajarea de pe birou, dacă glisați mizeria într-un coș de gunoi sau într-un sertar de birou.

Un spațiu de birou relativ ordonat și ordonat deschide calea pentru o productivitate mai mare și mai puțin timp pierdut.

Organizarea biroului dvs. nu trebuie să dureze zile, se poate face puțin câteodată. De fapt, menținerea unui birou organizat este mult mai eficientă dacă îl tratați ca pe un proiect în desfășurare, în loc de un atac masiv.

Deci, dacă sunteți gata să începeți, următoarele sfaturi de organizare vă vor ajuta să vă transformați biroul într-un spațiu de lucru eficient.

1. Purgeți biroul

Dezordinați, goliți, distrugeți-vă, scăpați de tot ce nu aveți nevoie sau doriți. Uită-te in jur. Ce nu ai mai folosit de ceva vreme?

Luați câte o zonă. Dacă nu funcționează, trimiteți-l pentru reparații sau aruncați-l. Dacă nu l-ați folosit de luni de zile și nu vă puteți gândi când veți avea de fapt nevoie de el, mergeți. Acest lucru este valabil pentru mobilier, echipamente, consumabile etc.Publicitate

Nu uitați de șmecherii, plantele (reale sau artificiale) și decorațiunile - dacă sunt acoperite de praf și vă fac biroul să pară prost, sunt un joc corect.

2. Adunați și redistribuiți

Adunați fiecare articol care nu se află în locul său și puneți-l acolo unde este.

3. Stabiliți zone de lucru

Decideți ce tip de activitate se întâmplă în fiecare zonă a biroului dvs. Probabil veți avea un spațiu de lucru principal (cel mai probabil biroul dvs.), o zonă de referință (dulap de arhivare, rafturi, lianți) și o zonă de aprovizionare (dulap, rafturi sau sertare.)

Așezați echipamentul adecvat și consumabilele sunt amplasate în zona corespunzătoare cât mai mult posibil.

4. Închideți proximitatea

Poziționați echipamentul și consumabilele pe care le utilizați cel mai mult la îndemână. Lucrurile pe care le folosiți rar pot fi depozitate sau depozitate.

5. Obțineți un etichetator bun

Alegeți un producător de etichete simplu de utilizat. Faceți-vă timp pentru a eticheta rafturile, coșurile, sertarele coșurilor. Nu numai că vă va reaminti unde merg lucrurile, dar va ajuta și pe alții care ar putea avea nevoie să găsească, să utilizeze sau să depună orice în spațiul dvs. de lucru.

6. Revizuiește-ți sistemul de depunere

Pe măsură ce trecem pe deplin în era digitală, nevoia de a stoca fișiere pe hârtie a scăzut.Publicitate

Ce poate magazinul dvs. digital? Copiați fișiere? Este posibil să puteți elimina unele dintre fișierele și folderele pe care le-ați folosit în trecut. Dacă stocați fișiere pe computer, asigurați-vă că faceți copii de rezervă regulate.

Iată câteva idei de stocare pentru crearea unui sistem de înregistrare neted:

Creați un folder de întâlnire - Puneți toate articolele care vor fi discutate acolo împreună cu articolele care trebuie predate, rapoartele care trebuie prezentate etc. Vă va ajuta să fiți pregătiți pentru întâlniri și să vă scutiți de stres chiar dacă o întâlnire este mutată în sus .
Creați un folder WOR - O mare parte din hârtiile noastre dezordonate sunt lucruri care sunt în așteptare până când altcineva răspunde sau acționează. Corelați-le într-un folder WOR (Waiting on Response). Verificați-l la fiecare câteva zile pentru acțiunile restante pe care este posibil să trebuiască să le urmăriți.
Cutii de depozitare - Utilizați cutii de stocare ieftine pentru a păstra fișierele arhivate și a le scoate din spațiul dvs. actual de fișiere.
Cutii de reviste - Folosiți cutii de reviste sau lianți pentru a stoca reviste și cataloage pe care doriți cu adevărat să le stocați. Vă rugăm să vă asigurați că aveți cu adevărat nevoie de ele pentru referință sau cercetare, altfel reciclați-le sau dați-le.
Folder de lectură - Desemnați un fișier pentru articole tipărite și documente pe care doriți să le citiți, care nu sunt urgente.
Arhivați fișiere - Când un proiect este finalizat, puneți toate materialele împreună și arhivați-le. Păstrați folderele de lucru pentru proiecte în desfășurare.
Înregistrați săptămânal - Nu lăsați depunerea de date. Puneți documentele într-un folder To File și înregistrați totul o dată pe săptămână.

Aflați mai multe sfaturi despre organizarea fișierelor aici: Cum să vă organizați fișierele pentru o productivitate mai bună

7. Ștergeți biroul

Îndepărtați totul, curățați-l bine și puneți înapoi doar acele articole esențiale pentru utilizarea zilnică.

Dacă aveți dificultăți în declinarea lucrurilor, această formulă Declutter vă va ajuta să aruncați lucruri fără să regretați mai târziu.

8. Organizați-vă desktopul

Acum că v-ați simplificat desktopul, este o idee bună să îl organizați.

Utilizați organizatoare de birou sau containere pentru a organiza articolele de pe birou. Folosiți tăvi pentru hârtii, recipiente pentru obiecte mai mici.Publicitate

Nu uitați desktopul computerului! Asigurați-vă că fișierele sau imaginile sunt toate în dosare organizate. Vă recomandăm să vă goliți desktopul computerului în fiecare zi înainte de a părăsi locul de muncă.

9. Organizați-vă sertarele

Puneți articolele folosite împreună în același spațiu pentru sertare, ștampile cu plicuri, tampoane lipicioase cu blocnote etc.

Utilizați organizatoare de sertare pentru obiecte mici - agrafe, cleme etc. Utilizați un sertar separat pentru obiecte personale.

10. Separați Mesaje primite

Dacă lucrați în mod regulat cu alte persoane, creați un dosar, o tavă sau o căsuță de e-mail pentru fiecare.

11. Ștergeți-vă grămezile

Sperăm că odată cu noul dvs. birou organizat, nu veți mai crea grămezi de hârtie, dar trebuie totuși să le sortați pe cele vechi.

Treceți prin grămadă (puțin câteodată, dacă este necesar) și puneți-l în locul potrivit sau aruncați-l.

12. Sortează e-mailurile

Nu purtați doar poșta într-o grămadă pentru a fi sortată sau aruncați și scoateți piesele de care aveți nevoie chiar acum. Sortați-l imediat ce îl obțineți - Pentru a acționa, Pentru a citi, Pentru a înregistra, Pentru a delega sau a preda. .Publicitate

13. Atribuiți datele de renunțare

Nu trebuie să păstrați fiecare bucată de hârtie la nesfârșit. Marcați pe fișiere sau documente când pot fi aruncate sau mărunțite.

Unele documente legale sau financiare trebuie păstrate pentru o perioadă de timp specificată. Asigurați-vă că știți care sunt aceste cerințe.

14. Filtrați-vă e-mailurile

Unele e-mailuri sunt importante de citit, altele pur și simplu nu sunt atât de importante.

Când utilizați sistemul de filtrare pentru a eticheta diferite tipuri de e-mailuri, știți prioritatea acestora și la care să răspundeți mai întâi.

Aruncați o privire la aceste sfaturi pentru a obține inbox zero: Cel mai bun mod de a ajunge la Inbox Zero

15. Îndreptați-vă biroul

La sfârșitul zilei, faceți o îndreptare rapidă, astfel încât să aveți un început curat a doua zi.

Linia de fund

Folosiți un sfat sau încercați-le pe toate. Cantitatea de efort depus pentru crearea și menținerea unei zone de lucru eficiente va avea rezultate mari.Publicitate

În loc să petreceți timp căutând lucruri și amestecând grămezi, veți putea să vă petreceți timpul ... ei bine ... lucru și îți va plăcea să fii dezordonat!