Cât timp petreceți gestionând e-mailurile în fiecare zi? O oră? 30 minute? Cateva ore? Poate o jumătate de zi?

Deși e-mailul este destinat să faciliteze comunicarea, bănuiesc că uneori devine un instrument contraproductiv, deoarece petrecem atât de mult timp gestionând e-mailurile dvs.! De exemplu, gândiți-vă la aceste cazuri:

• Faceți clic uneori în căsuța de e-mail, deși tocmai l-ați verificat acum doar 5 minute?
• Petreceți mult timp gestionându-vă e-mailurile în fiecare zi, cum ar fi căutarea mesajelor anterioare, sortarea, organizarea și ștergerea mesajelor vechi?
• Faceți deseori e-mailurile să fie prima dvs. prioritate, mai degrabă decât să efectuați lucrurile?
• Există zile în care petreci mai mult timp în căsuța de e-mail decât să faci o muncă adecvată?

La sfârșitul zilei, e-mailul este doar un instrument pentru a vă îndeplini sarcinile. Mai jos sunt 11 sfaturi pentru a vă îmbunătăți gestionarea e-mailurilor:

1. Procesați-vă e-mailul o dată pe zi

Chiar dacă îmi verific poșta de mai multe ori pe zi doar pentru a fi la curent (în cazul în care se întâmplă ceva ciudat, cum ar fi site-ul meu care coboară sau dacă există o cerere urgentă), nu le procesez imediat. O fac doar o dată pe zi, fie la începutul zilei, fie seara.

Puneți deoparte un interval de timp zilnic pentru a vă procesa e-mailurile. Dacă nu terminați intervalul de timp, continuați a doua zi. Prioritizează-i pe cei mai importanți și renunță la restul. (Vezi # 2).

Dacă vă aflați într-o poziție la nivel de lucru în care primiți o mulțime de e-mailuri sensibile la timp, puteți pune acest lucru în practică. Ideea este să nu lăsați e-mailul să vă curgă viața. Amintiți-vă, este un instrument care vă ajută să vă faceți treaba și nu munca în sine.Publicitate

2. Prioritizați 20% e-mailuri; Amânați 80% pe cele

Nu toate e-mailurile sunt la fel. iubesc Regula 80/20 pentru că se aplică fiecărui domeniu al vieții noastre. Inclusiv e-mailuri. Regula 80/20 este ideea că 20% din intrări sunt responsabile pentru 80% din rezultate în orice situație. Prin urmare, pentru a fi eficienți, ar trebui să ne concentrăm pe intrări de 20% care conduc la rezultate de 80%. La fel, ar trebui să ne concentrăm asupra e-mailurilor cu valoare ridicată de 20%, care să ducă la o producție maximă.

E-mailurile mele de 20% sunt cele care îmi oferă următoarea descoperire în munca mea. Acestea pot fi cereri media, spoturi de interviu, oportunități de rețea, oportunități de afaceri, oportunități de vorbire și alte lucruri care duc la obiectivele mele de afaceri de 20%. E-mailurile mele de 20% includ, de asemenea, persoane care au investit în munca mea, cum ar fi a mea 1-1 coaching clienți , angajamente de vorbire și cititori care mi-au cumpărat cursurile și produsele. Nu în ultimul rând, corespondențele cu prietenii mei buni cad și aici. Toate celelalte sunt trimise în 80% din poștă.

Pentru e-mailurile de 20%, le acord o prioritate semnificativă. De obicei, le răspund imediat (mai ales dacă îndeplinesc regula 1 minut în # 9); dacă nu, voi ajunge la ei peste 1-3 zile. Pentru 80% e-mail, îmi iau mai mult timp să răspund, uneori nici măcar nu răspund (vezi punctul # 4).

3. Aveți un dosar Răspuns până la XX Day

Înregistrați e-mailul care necesită răspunsul dvs. într-un dosar Răspuns până la ziua XX, unde XX este ziua săptămânii. Am rezervat 3 zile în fiecare săptămână pentru a răspunde la e-mailuri - marți, joi și sâmbătă. În acest fel, nu sunt presat să răspund imediat de fiecare dată când primesc e-mailul. L-am citit, îl recunosc mental și îl gândesc până când este momentul să răspund (în medie 3-8 zile de la primirea e-mailului).

4. Rețineți că nu trebuie să răspundeți la fiecare e-mail

În ciuda a ceea ce credeți, nu trebuie să răspundeți la fiecare e-mail. Uneori, niciun răspuns după o anumită perioadă de timp nu poate fi considerat un răspuns în sine.

Primesc un volum mare de poștă cititoare și, pentru o perioadă de timp, răspundeam la fiecare poștă primită. Nu a făcut nimic pentru mine. Aș petrece întreaga zi doar răspunzând la e-mail și, până la sfârșitul zilei, aș fi epuizat, incapabil să fac vreo muncă reală. Și, în mod interesant, aproape toate e-mailurile pe care le răspund pentru a nu primi niciodată un răspuns de orice fel (nici măcar o mulțumire sau mulțumire), chiar și atunci când postez întrebări ulterioare pentru a le ajuta în continuare. Bănuiesc că jumătate din mesaje nu sunt citite, iar cealaltă jumătate sunt mesaje pe care oamenii le trimit din impuls și răspunsurile nu prea contează. Oricum ar fi, mi-am dat seama că este mult mai eficient să folosesc timpul pentru sarcini cu valoare ridicată, cum ar fi lucrul la produse cu valoare ridicată și bogate în conținut, sprijinirea clienților mei 1-1 de coaching, proiecte noi și scrierea de articole noi.Publicitate

Nu vă stresați prea mult pentru a răspunde la fiecare e-mail. Răspundeți dacă vă ajută, dar dacă costurile de răspuns nu depășesc beneficiile, atunci poate că nu merită să vă faceți griji. Lasă-l să fie și lucrurile se vor rezolva de-a lungul timpului.

5. Creați răspunsuri șablon dacă trimiteți adesea răspunsuri similare

Dacă vă uitați prin dosarul trimis, veți găsi probabil o tendință în lucrurile la care răspundeți. E-mailurile pe care le primesc pe site-ul meu pot fi clasificate de obicei în una dintre puținele categorii (1) feedback / poștă de mulțumire (2) 1-1 coaching (3) cereri de recenzii de cărți / produse (4) întrebări de vorbire (5) altele . Pentru (1) și (2), folosesc șabloane pe care le-am scris înainte, pe care le folosesc în răspunsurile mele. Pe măsură ce răspund, le-aș personaliza corespunzător pentru a se potrivi nevoilor e-mailului original. Acest lucru mi-a economisit o cantitate uriașă de timp, comparativ cu în trecut, când scriam e-mailurile de la zero.

6. Citiți numai e-mailurile relevante

Mă abonez la mai multe buletine informative - cum ar fi fitness, auto-ajutor, blogging și afaceri, dar nu citesc toate mesajele trimise. Nici eu nu le șterg, pentru că știu că au informații valoroase. În schimb, am setat Gmail pentru a le arhiva automat pe diferite etichete (foldere). Mesajele de blog sunt arhivate în folderul de blog, mesajele de fitness sunt arhivate în folderul de sănătate și fitness și așa mai departe. De acum, am aproximativ 30 de dosare. Le citesc doar atunci când vreau să obțin mai multe informații despre subiect.

Nu este nevoie să citiți fiecare e-mail care intră. Alegeți și selectați ceea ce este relevant pentru dvs.

7. Structurați-vă e-mailurile în categorii

Dosarele (sau etichetele, dacă utilizați Gmail) sunt acolo pentru a vă ajuta să vă organizați mesajele.

În primul rând, utilizați un sistem de denumire relevant pentru ceea ce faceți. Dacă cele mai mari priorități ale dvs. sunt acum, să zicem, (1) scrierea unei cărți și (2) scăderea în greutate, atunci denumiți-vă dosarele astfel.Publicitate

În al doilea rând, utilizați structura ierarhică. folderele de primul nivel sunt pentru categoriile mari, iar folderele de nivelul doi sunt pentru subcategorii și așa mai departe. De exemplu, am Admin ca folder de primul nivel și Backup, contabilitate, conturi etc. ca foldere de nivel 2. Dacă este necesar, am foldere de nivelul trei pentru a le segmenta în continuare. Gmail are un supliment care vă permite să utilizați diferite etichete de nivel (Setări> Labs> Etichete imbricate)

Folosirea filtrelor (# 8) pentru a organiza automat e-mailurile în foldere face minuni.

8. Folosiți filtre

Filtrele sunt instrumente care vă ajută să sortați automat e-mailurile atunci când acestea intră în e-mailul dvs. Sunt necesare două lucruri de bază pentru un filtru - (1) Termenul care trebuie luat în considerare (2) Acțiune de aplicat dacă termenul se potrivește. De acum, Gmail-ul meu are aproximativ 20 de filtre diferite configurate pentru adrese de e-mail diferite, titlurile subiectului, textul corpului și ce nu. În funcție de ce filtru este, e-mailul va fi sortat automat într-un folder respectiv / arhivat. Acest lucru minimizează cantitatea de acțiuni administrative pe care trebuie să le fac.

Iată tutorialul meu video despre cum îmi configurez filtrele de e-mail pentru a obține inbox zero: 3 sfaturi simple pentru a obține Inbox zero Utilizarea filtrelor de e-mail [Tutorial video]

9. Folosiți regula de 1 minut când răspundeți

Dacă durează 1 minut pentru a răspunde, răspundeți imediat și arhivați-l. Nu lăsați-l să stea în căsuța dvs. poștală de vârste. Va fi nevoie de un efort și mai mare, lăsându-l să vă planeze în jurul minții și să vi se reamintească în mod constant că trebuie să răspundeți. Asigurați-vă că respectați intervalul de timp de 1 minut atunci când răspundeți, astfel încât să nu ia mai mult timp decât este necesar. Acest lucru mă ajută să șterg un lot mare de e-mail într-o perioadă scurtă de timp.

10. Setați o limită pentru timpul petrecut în căsuța de e-mail

Dincolo de regula de 1 minut, limitați timpul total petrecut în căsuța de e-mail. Data viitoare când vă verificați e-mailul, cronometrează-te . Vedeți cât durați procesarea, citirea, răspunsul și sortarea prin e-mail. Apoi, întrebați-vă cât de mult din acest timp este bine petrecut. Șansele sunt, cele mai multe dintre acestea nu au servit absolut niciun scop.Publicitate

Uneori, veți primi e-mailuri care sunt alarmant de lungi. Pentru aceste e-mailuri, scanați, vedeți dacă există ceva relevant pentru dvs., apoi procesați-le în consecință. Răspundeți dacă este necesar (și utilizați regula de 1 minut); arhivați-l dacă nu intenționați să răspundeți. Dacă doriți să răspundeți, nu simțiți nevoia să reveniți cu un e-mail îndelungat doar pentru că persoana respectivă a scris un e-mail lung. Ultimul lucru pe care îl doriți este un schimb de eseuri prin e-mail, care va duce în mod involuntar la căderea dvs. într-o gaură neagră a e-mailului. Conectați-vă la căsuța de e-mail, faceți ceea ce trebuie să faceți și ieșiți imediat după aceea.

11. (fără milă) dezabonează-te de la lucruri pe care nu le citești

În timpul navigării pe internet, probabil că vă înscrieți pentru o parte echitabilă de buletine informative și fluxuri de impulsuri pe care vă pierdeți interesul ulterior. Dacă vă aflați în mod repetat ștergând e-mailurile din abonamente, este un indiciu că ar trebui să vă dezabonați imediat.

Obțineți versiunea manifest a acestui articol: [Manifest] 11 sfaturi pentru o gestionare eficientă a e-mailurilor

Articol original: 11 sfaturi simple pentru o gestionare eficientă a e-mailurilor | Excelența personală

Credit foto recomandat: O femeie de afaceri desenează un plic de e-mail prin intermediul shutterstock.com